Оснащаем офис техникой

Офис должен быть «укомплектован» по принципу «ничего лишнего, но все необходимое». В этот перечень входят ноутбуки и мобильники – по одному на сотрудника, а также общие МФУ (многофункциональное устройство – принтер + сканер), накопитель на жестких дисках, роутер для раздачи Интернета. «В моем бизнесе сотрудники очень редко находятся в офисе больше двух часов в день. Это постоянные встречи, командировки, поездки. Но качество их работы от этого страдать не должно, поэтому ноутбук, смартфон и общий доступ к данным – это то, без чего мои коллеги уже не могут обходиться», – рассказывает владелец консалтинговой компании Андрей Ветряков.

Работа с комфортом

Для работы обычного офиса не подходят компьютерные «крайности» – ни портативные лэптопы с диагональю экрана 11,6 дюймов, ни почти стационарные машины с дисплеями от 17 дюймов. Действительно оптимальный вариант – средний лэптоп, диагональ экрана которого находится в рамках 14–15 дюймов. Такой гаджет вполне мобилен, а длительная работа с ним не утомляет. Цена подобного ноутбука – около 5 тыс. грн. В итоге для оборудования рабочих мест пяти сотрудникам бюджет на покупку ноутбуков составит не более 25 тыс. грн., для офиса на 10 сотрудников – естественно, вдвое больше. В основном это крепкие «середнячки» от таких компаний, как Asus, Lenovo, Acer, Dell, Sumsung, LG или Hewlett Packard. Они обладают процессорами Intel Core i3 или i5, в худшем случае – Intel Celeron. Либо двух– или даже четырехъядерными процессорами от AMD, которые не уступают «интелу» по производительности, но чуть больше греются.

Рекомендуемый размер жесткого диска – 500–1000 Гб, объем оперативной памяти – около 4–6 Гб. Нужны ли в ноутбуке приводы DVD? Вряд ли. Проще иметь один внешний привод и подключать его при нужде – диски сейчас используются нечасто. А вес и стоимость ноутбуков с таким приводом всегда больше. Желательно, чтобы на ноутбуках уже были предустановлены операционные системы (Windows или Linux), тогда не придется тратиться на лицензионное ПО.

Главный недостаток офисных ноутбуков – зависимость от розетки. При средней нагрузке (Интернет, офисные программы) аккумулятор 15-дюймового лэптопа способен выдержать около 2–2,5 часов. В принципе достаточно, даже если весь день сотруднику придется ездить по встречам.

Покупать отдельно сканер, копир и принтер – тоже не имеет смысла. Все это производители уже давно упаковали в так называемые многофункциональные устройства, или МФУ. Такой аппарат можно приобрести и за 1000 грн. Но для офисных задач он не подойдет, так как если технология печати струйная, то придется постоянно тратиться на недешевые картриджи с краской, которых хватает не больше чем на 400 страниц печати. Поэтому лучше выложить за МФУ 2000–3000 грн., но получить лазерное устройство – такая технология печати намного экономнее. Правда, печать за такие деньги будет лишь черно-белой.

Если нужно лазерное полноцветное устройсво, встроенный факс, высокая скорость печати, за МФУ придется отдать 4000–5000 грн. и выше. Кстати, в нагрузку не лишним будет приобрести уничтожитель бумаги – шредер. Эта недорогая, но полезная вещь пригодится для ликвидации важных документов и данных, которые стоит беречь от чужих глаз. В том числе и от своих сотрудников.

Выход в Сеть

Не менее важный вопрос – проведение Интернета и офисной сети. Логично отказаться от проводов и установить Wi-Fi роутер. Главное – не экономить. «Подключая Интернет в офисе, я решил особо не заморачиваться и купил дешевую точку доступа, аналогичную той, что установлена у меня дома. Но то, что хорошо в квартире для двух ноутбуков, для десяти лэптопов в офисе нормально не работает. Пришлось платить снова и брать уже более мощный роутер», – рассказывает предприниматель из Киева Сергей Падалко. Цена такого устройства – от 1000 грн. и выше. С его помощью можно настроить стабильную работу большого количества ноутбуков и не будет потерь скорости Интернета и перебоев.

Еще один необходимый элемент периферии – сетевые дисковые накопители (NAS), стоимость которых начинается с 800–1000 грн. и может достигать 5–8 тыс. грн. и выше. Многие пренебрегают таким устройством, не понимая, что оно, в связке с подключаемыми жесткими дисками, является упрощенным вариантом сервера или «облачной» папки и служит для хранения файлов, доступных всем сотрудникам или только конкретным лицам. Причем большинство NAS-накопителей обладает системой управления, работающей на базе Linux, которая обеспечивает быстродействие и отказоустойчивость. Более того, чтобы иметь доступ к общим файлам, необязательно находиться в пределах офиса. Это можно делать отовсюду, где есть Интернет. А возможность шифровать информацию обеспечивает защиту данных, которые находятся на сетевом накопителе.

Подключаем и говорим

Безусловно, очень важно, чтобы сотрудники всегда находились на связи. Перво-наперво – фиксированная телефонная линия (стоимость ее подключения невелика – около 300–500 грн.). Но если техническая возможность получить номер от Укртелекома отсутствует, есть смысл приобрести CDMA-аппарат и номер.

Конечно, есть резон выдать всему персоналу рабочие мобильные телефоны. Во-первых, это комфортно для работы. Во-вторых,экономия на связи за счет корпоративных тарифов. Выбор сотовых – на любой вкус и бюджет. Можно сэкономить и купить самые дешевые «звонилки» от Nokia или Fly, цена которых – 200–300 грн. за аппарат. Они подойдут для обычных разговоров и SMS.

Либо можно расщедриться и приобрести недорогие, но более функциональные смартфоны на Android. Например, уже за 1000 грн. есть выбор «умных» аппаратов у Lenovo, LG или Samsung. Даже за эти деньги сотовые могут похвастаться экраном до 4 дюймов, двухъядерным процессором и встроенной камерой. А если бизнес связан с логистикой или доставкой, то наличие такого телефона – необходимость, так как он обеспечивает не только голосовую, но и интернет-связь, а также GPS-мониторинг.

При правильном выборе тарифа ежемесячные затраты на связь не будут чрезмерными. Практически у всех украинских мобильных операторов есть широкий выбор пакетов для бизнеса. И даже за 50 грн./месяц на одного абонента можно получить неограниченное количество минут разговоров внутри сети, до 50–60 минут за ее пределы и около 100 Мб мобильного Интернета. Если взять пакет подороже, например за 100 грн./месяц, количество минут за пределы сети вырастет до 150, а интернет-трафика – до 200 Мб.

Своевременный сервис

Любая техника требует настройки и установки. Поэтому в бюджет по оснащению офиса нужно заложить затраты на обслуживание. Как минимум на проведение телефонной линии, Интернета и внутренней сети. Кроме того, регулярно «съедать» деньги будет покупка картриджей и бумаги для МФУ. При активной эксплуатации – около 1000 грн. ежемесячно. Заботы требуют и ноутбуки – регулярной чистки систем охлаждения, а также установки и настройки программного обеспечения. Но при бережном обращении сотрудников с лэптопами в год на эти цели уйдет не более 600–800 гривен. Хотя от поломок все равно никто не застрахован. А это означает, что есть риск, что придется ремонтировать испорченный ноутбук или телефон за свой счет. Либо приобретать новый. Не стоит забывать и о том, что любая техника потребляет электроэнергию. Поэтому платежка за электричество при полной комплектации офиса вырастет на 200–250 грн./месяц.

Оборудование оргтехникой небольшого офиса и затраты на ее содержание

* Затраты на электроэнергию рассчитаны исходя из того, что оборудование работает около 240 часов в месяц.

* Цены указаны по данным ведущих интернет-магазинов.