Экономист одного из банков Наталья Пономаренко стала руководителем сравнительно недавно, три месяца назад. Бывшие коллеги Натальи теперь оказались ее подчиненными, но продолжают воспринимать ее как равную себе.
"Это моя главная проблема сейчас. Я не могу никому передать свои прежние обязанности и продолжаю выполнять их наряду с новыми. За что неоднократно получала выговор от вышестоящего руководства", -- сокрушается Наталья.
После первого замечания от своего руководителя девушка мужественно решилась поговорить с коллективом и сообща решить, кто теперь будет отвечать за участок работы, которым до этого занималась она. Попытка завершилась абсолютным фиаско. Сотрудники в один голос твердили, что с этой работой никто, кроме нее, справиться не сможет.
Месяц назад, приняв во внимание сложившуюся ситуацию, кадровый департамент прислал в отдел нового сотрудника. Но ситуация не изменилась. "Если честно, мне просто некогда учить нового человека. Проще все сделать самой", -- отмахивается Наталья и продолжает работать за себя и за недавно пришедшего парня. При этом материальная выгода Натальи от повышения весьма сомнительна. Теперь за зарплату всего на 30% выше прежней ($800), она выполняет в два раза больше обязанностей.
Все знают о том, что делегировать обязанности нужно, но не все умеют правильно это делать. "История Натальи -- яркий тому пример", -- отмечает психолог Ольга Антоненко. По ее мнению, девушка сама не хочет делиться обязанностями, а названые ею причины -- "отмазки". "Для начала Наталье стоит осознать свой новый статус руководителя и понять, что распределение обязанностей -- теперь это часть ее работы. Иначе она вряд ли долго продержится на руководящей должности", -- считает Ольга Антоненко.
За нежеланием делегировать полномочия скрывается, как правило, страх брать ответственность за работу, выполненную другим человеком. А также нежелание делиться знаниями, то есть учить других, утверждают психологи.
И еще. Сразу разграничим: полномочия -- это право сотрудника не просто выполнять некие обязанности, но распоряжаться ресурсами, а также принимать решения и нести за них ответственность. То есть полномочия ближе к понятиям "право" и "власть". Обязанности -- это обязательства выполнять определенную работу. Часто из-за путаницы в этих понятиях (связанных, но все-таки разных) происходят сбои в производственном процессе.
Правила хорошей передачи
"Существует простая четырехшаговая техника делегирования полномочий: определить обязанности, выбрать, кому их можно и нужно передать, поставить перед исполнителем задачу и контролировать ее выполнение", -- говорит исполнительный директор консалтингово-тренинговой компании LeaderGroup Наталья Соловей.
С начальным и заключительным этапами все более или менее ясно. А вот второй шаг требует определенного умения. "Ключевым моментом в процессе делегирования обязанностей является выбор подходящего исполнителя", -- комментирует Ольга Антоненко. Некоторым людям нельзя поручать монотонную, скрупулезную работу -- однозначно наделают ошибок. Другим не стоит доверять переговоры с клиентами, просто потому, что они не умеют или не любят общаться с людьми. "Распределять обязанности следует исходя из способностей и амбиций людей. Если исполнитель выбран правильно, то и проблем с передачей ему обязанностей не будет", -- считает г-жа Антоненко.
Правда, не всегда тот, кого руководитель видит исполнителем работы, согласен взять на себя дополнительные обязательства.
Руководитель проекта в PR-агентстве Марина Антошина столкнулась с проблемой -- некому поручить оформление заказа печатной продукции. Все в команде хотели заниматься работой творческой, а переговоры с типографией казались делом скучным. "Пришлось пойти на хитрость. Я выбрала самого ответственного сотрудника, Тараса, и вызвала его на приватный разговор", -- рассказывает Марина. В процессе беседы начальница "доверительно" сообщила парню, что эту работу она может поручить только ему (классический грубый, но оттого не менее эффективный прием манипуляции. -- Ред.). А от того, насколько хорошо будут налажены связи с типографией, зависит успех проекта. Результаты впечатлили даже Марину. Тарас не просто согласился выполнять "скучную" работу, -- он делал это виртуозно. Даже умудрился "выбить" для агентства значительную скидку на печать рекламных буклетов.
"Каждый сотрудник должен быть уверен, что занимается важным делом. В таком случае и выполнять свои обязанности он будет "с душой", -- говорит Марина Антошина и открывает еще один секрет. Если сотруднику вменяется выполнение каких-то обязанностей, он должен автоматически получать и расширение своих полномочий. "К примеру, Тарас теперь не просто заказывает печатную продукцию, он у нас "заведует" этим процессом. Он имеет право сам принимать некоторые решения, но и ответственность за них несет сам", -- делится Марина.