Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо грамотно планировать свое рабочее время. Разделять приоритетные задания и второстепенные. Помочь в этом может тайм–менеджмент.
Бизнес-тренер Александр Карпов уверен, что человек, освоивший тайм-менеджмент, способен выполнять больший объем задач в единицу времени. Но в прямом смысле управлять временем тайм-менеджмент не может. Сутки все равно будут состоять из 24 часов.
На пути к успеху
Управляющий партнер компании маркетингового аутсорсинга BrainsUP Антон Щеткин отмечает, что тайм-менеджмент – это одно из обязательных умений, которыми должен обладать любой менеджер, нацеленный на эффективность и результативность. «Каждый день мы сталкиваемся со стрессовым потоком информации, необходимых проектов и действий. Если компании не будут применять технологии тайм-менеджмента, их результаты деятельности будут гораздо менее эффективными», – рассказал г-н Щеткин.
Однако, по словам бизнес-тренера, навыки тайм-менеджмента оказывают и негативное влияние. «Принцип «цени свое время» предполагает говорить «нет» коллегам, которые хотят «навесить» на вас задачи, которые вы не должны выполнять по должностной инструкции», – пояснил Александр Карпов. Поэтому, занимая жесткую позицию отрицания дополнительных задач, можно приобрести репутацию некомандного игрока и навлечь на себя недовольство руководства или партнеров. Так что нужно сохранять баланс между жестким следованием сиюминутным приоритетам и стратегическими целями.
Как выглядит тайм-менеджмент:
- расставляй приоритеты;
- цени свое время;
- будь организован;
- фокусируйся на одной задаче в единицу времени;
- используй технические инструменты.
Принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент базируется на семи «китах»: планировании с разной степенью детализации; расстановке приоритетов; выделении ресурсов; постановке целей; делегировании; анализе использования ресурсов (в том числе и временного ресурса) и оптимизации их использования.
Те, кто прошел соответствующие тренинги, знают, что погружение в тайм-менеджмент может начаться с простых технических решений, а закончиться изменением своего образа жизни.
Помощники
Чтобы добиться эффективного управления временем, бумажного еженедельника не всегда бывает достаточно. Благо сейчас есть широчайший выбор различной электроники, готовой прийти на помощь, – от простейшего «мобильника» с «напоминалками» до мощной программы в ноутбуке.
Конечно, освоение электронного планирования требует некоторого времени. И если самостоятельно это сделать не удастся, можно посетить тренинги, посвященные электронному планированию. Стоимость двухдневного занятия – от 2500 грн с человека.
Тайм-менеджмент в деталях
1. Ежедневно планировать следующий рабочий день. Еженедельно – рабочую неделю, ежемесячно – рабочий месяц. Корректировать планы по мере необходимости.
2. Раз в квартал медитировать над планами на следующие 12 месяцев.
3. Разделить задачи на:
- гибкие (дела, которые не требуют четко и жестко определенного момента выполнения, например – рассмотреть деловое предложение до конца месяца);
- жесткие (дела, которые проходят в отведенное время);
- бюджетируемые (дела, которые не имеют привязки ко времени, но требуют на свое решение некоторого времени, например – подготовка отчета).
4. Внести жесткие и бюджетируемые задачи в «Календарь», гибкие – в «Панель задач».
5. Каждым задачам присвоить свой цвет. Например, жесткие – красные, бюджетируемые – зеленые.
6. Обязательно оставлять между задачами не менее 30% времени «про запас».
7. Просматривать «Календарь» несколько раз вдень, внося корректировки в планы, если таковые будут нужны.
8. Синхронизировать «Календарь» с мобильным телефоном, что позволит даже в отдалении от рабочего места четко выполнять поставленные задачи, или же распечатать их на бумаге.
9. Использовать в задачах четкие слова в именительном падеже и основное слово отделить двоеточием. Например – «Пупкин, контракт: оговорить условия».
Более подробно о том, в чём помогает тайм-менеджмент, читайте здесь