Экономист одного из банков Наталья Пономаренко стала руководителем сравнительно недавно, три месяца назад. Бывшие коллеги Натальи теперь оказались ее подчиненными, но продолжают воспринимать ее как равную себе.
"Это моя главная проблема сейчас. Я не могу никому передать свои прежние обязанности и продолжаю выполнять их наряду с новыми. За что неоднократно получала выговор от вышестоящего руководства", -- сокрушается Наталья.
После первого замечания от своего руководителя девушка мужественно решилась поговорить с коллективом и сообща решить, кто теперь будет отвечать за участок работы, которым до этого занималась она. Попытка завершилась абсолютным фиаско. Сотрудники в один голос твердили, что с этой работой никто, кроме нее, справиться не сможет.
Месяц назад, приняв во внимание сложившуюся ситуацию, кадровый департамент прислал в отдел нового сотрудника. Но ситуация не изменилась. "Если честно, мне просто некогда учить нового человека. Проще все сделать самой", -- отмахивается Наталья и продолжает работать за себя и за недавно пришедшего парня. При этом материальная выгода Натальи от повышения весьма сомнительна. Теперь за зарплату всего на 30% выше прежней ($800), она выполняет в два раза больше обязанностей.
Все знают о том, что делегировать обязанности нужно, но не все умеют правильно это делать. "История Натальи -- яркий тому пример", -- отмечает психолог Ольга Антоненко. По ее мнению, девушка сама не хочет делиться обязанностями, а названые ею причины -- "отмазки". "Для начала Наталье стоит осознать свой новый статус руководителя и понять, что распределение обязанностей -- теперь это часть ее работы. Иначе она вряд ли долго продержится на руководящей должности", -- считает Ольга Антоненко.
За нежеланием делегировать полномочия скрывается, как правило, страх брать ответственность за работу, выполненную другим человеком. А также нежелание делиться знаниями, то есть учить других, утверждают психологи.
И еще. Сразу разграничим: полномочия -- это право сотрудника не просто выполнять некие обязанности, но распоряжаться ресурсами, а также принимать решения и нести за них ответственность. То есть полномочия ближе к понятиям "право" и "власть". Обязанности -- это обязательства выполнять определенную работу. Часто из-за путаницы в этих понятиях (связанных, но все-таки разных) происходят сбои в производственном процессе.
Правила хорошей передачи
"Существует простая четырехшаговая техника делегирования полномочий: определить обязанности, выбрать, кому их можно и нужно передать, поставить перед исполнителем задачу и контролировать ее выполнение", -- говорит исполнительный директор консалтингово-тренинговой компании LeaderGroup Наталья Соловей.
С начальным и заключительным этапами все более или менее ясно. А вот второй шаг требует определенного умения. "Ключевым моментом в процессе делегирования обязанностей является выбор подходящего исполнителя", -- комментирует Ольга Антоненко. Некоторым людям нельзя поручать монотонную, скрупулезную работу -- однозначно наделают ошибок. Другим не стоит доверять переговоры с клиентами, просто потому, что они не умеют или не любят общаться с людьми. "Распределять обязанности следует исходя из способностей и амбиций людей. Если исполнитель выбран правильно, то и проблем с передачей ему обязанностей не будет", -- считает г-жа Антоненко.
Правда, не всегда тот, кого руководитель видит исполнителем работы, согласен взять на себя дополнительные обязательства.
Руководитель проекта в PR-агентстве Марина Антошина столкнулась с проблемой -- некому поручить оформление заказа печатной продукции. Все в команде хотели заниматься работой творческой, а переговоры с типографией казались делом скучным. "Пришлось пойти на хитрость. Я выбрала самого ответственного сотрудника, Тараса, и вызвала его на приватный разговор", -- рассказывает Марина. В процессе беседы начальница "доверительно" сообщила парню, что эту работу она может поручить только ему (классический грубый, но оттого не менее эффективный прием манипуляции. -- Ред.). А от того, насколько хорошо будут налажены связи с типографией, зависит успех проекта. Результаты впечатлили даже Марину. Тарас не просто согласился выполнять "скучную" работу, -- он делал это виртуозно. Даже умудрился "выбить" для агентства значительную скидку на печать рекламных буклетов.
"Каждый сотрудник должен быть уверен, что занимается важным делом. В таком случае и выполнять свои обязанности он будет "с душой", -- говорит Марина Антошина и открывает еще один секрет. Если сотруднику вменяется выполнение каких-то обязанностей, он должен автоматически получать и расширение своих полномочий. "К примеру, Тарас теперь не просто заказывает печатную продукцию, он у нас "заведует" этим процессом. Он имеет право сам принимать некоторые решения, но и ответственность за них несет сам", -- делится Марина.
В идеале, при расширении полномочий "озадаченному" сотруднику должна полагаться прибавка. Если условия найма этого не предполагают, можно использовать моральное поощрение. К примеру, изменить название его должности.
Потому что я так сказал!
Проще всего с делегированием обязанностей (но не всегда с делегированием полномочий! -- Ред.) дело обстоит в крупных компаниях и государственных учреждениях. В таких структурах обязанности и полномочия сотрудников закреплены в специальных должностных инструкциях. Руководителю остается лишь контролировать выполнение работы. Если возникает необходимость, должностные инструкции пополняются новыми обязанностями, за исполнение которых сотрудник получает повышение зарплаты, а в некоторых случаях и в должности.
"Это очень удобно. Если мой подчиненный под каким-либо предлогом отказывается выполнять свои обязанности, я всегда ссылаюсь на его должностную инструкцию", -- рассказывает начальник отделения коммерческого банка Владимир Корунец.
Правда, отмечает Владимир, не все в ней можно предусмотреть. "Бывают ситуации, когда приходится самостоятельно назначать исполнителя. Но в моей практике не было ситуаций, чтобы сотрудники оспаривали мое решение", -- говорит начальник отделения.
Действительно, самый простой и очевидный способ делегировать обязанности для руководителя -- в приказном порядке назначить исполнителя, утверждает Ольга Антоненко. "Но при таком раскладе ответственность за невыполнение задачи или за некачественное ее выполнение в полной мере лежит на начальнике. То есть на том, кто выбрал исполнителя. В отличие от ситуации, когда обязанности и полномочия были приняты сотрудником добровольно", -- предупреждает психолог.
Ты -- мне, я -- тебе
Бывают ситуации, когда начальник, чувствуя готовность сотрудника работать, вешает на него все новые обязанности. Молча принимать непосильную ношу не стоит. "В таком случае нужно прийти к начальнику со всем списком задач и попросить его помочь с выставлением сроков и приоритетов. Главное -- делать это конструктивно, а не с претензией. Дурным тоном считается возвращать делегируемые обязанности. Такое ни один руководитель не простит", -- считает Наталья Соловей.
Руководителям г-жа Соловей советует ни в коем случае не принимать назад полномочия. Даже если исполнитель с поставленными задачами не справляется, лучше уж потратить время на его обучение, чем дать обратный ход.
Но возвращать все же приходится. Один из способов переложить на руководителя им же делегированные обязанности -- попросить его о помощи.
Экономист Елена Макушко работает в авиакомпании. Ее начальница, дама бальзаковского возраста, любит нагружать подчиненных, изобретая все новые и новые формы внутренней отчетности. Когда количество отчетов превысило разумные пределы, Елена подошла к начальнице с просьбой помочь заполнить очередной бланк. Шефиня промучилась около двух часов, а на следующий день отменила свое недавнее нововведение.
Но злоупотреблять этой хитростью не стоит. После нескольких обращений за помощью к начальству, сотрудник как минимум может заслужить характеристику "бестолковый". И как максимум вылететь с работы.
Если полномочия принимать не хочется, а руководитель настаивает, можно "перевести стрелки". "Мягко и аргументированно предложите начальнику другую кандидатуру. Например: "Петр справится с этой работой лучше меня, потому что у него больше опыта". И давите на то, что может пострадать работа отдела в целом", -- советует психолог Ольга Антоненко. Главное -- не перегнуть палку, расхваливая коллегу и преуменьшая свои возможности.
Владимир Корунец считает, что отказываться от новых обязанностей, а тем более полномочий, означает демонстрировать нежелание работать, зарабатывать и развиваться. "Я всегда рад новым обязанностям. Потому что это новые возможности проявить себя, показать вышестоящему руководству, чего я стою", -- говорит Владимир, который, к слову, всего за один год с позиции кассира дорос до должности руководителя отделения.
Замкнутый круг обязанностей
Как делегировать обязанности и как от них избавляться*
| Стиль делегирования обязанностей | Как это выглядит | Как это работает | На ком лежит ответственность | Как отказаться |
| Приказной | «Я так решил» | Руководитель просто назначает исполнителя | Исполнитель отвечает перед прямым начальником, который, в свою очередь, несет ответственность перед вышестоящим руководством | «Я не обладаю достаточными полномочиями временем, чтобы выполнять эти обязанности» |
| Доверительный | «Я доверяю это вам» | Руководитель передает обязанности сотруднику, демонстрируя таким образом свое расположение | Ответственность лежит на руководителе. Исполнитель несет моральную ответственность перед боссом | «Я не хочу вас подвести» |
| Поощрительный | «Вы это заслужили» | Обязанности передаются сотруднику вместе с расширением полномочий. Можно преподносить как повышение | Ответственность лежит на исполнителе | «Сотрудник N справится с этой работой лучше» |
| Материально подкрепленный | «Вам за это заплатят» | За расширение круга обязанностей сотруднику доплачивают | Ответственность лежит на том, кто получает за работу деньги | «Пока меня это не интересует» или «Эта работа стоит больше» |
* -- Источник: "Деньги".
ИТОГО: Делегируя обязанности, их стоит преподнести в привлекательном свете: как поощрение, карьерный рост или возможность дополнительного заработка.
Где еще почитать
о делегировании:
1. www.training.com.ua -- тренинги для управленцев
2. http://make-money.net.ua -- статьи по теме
3. http://office.3kiev.com -- статьи по теме
Составляем план карьериста 17.01.2008
Как бороться с плохим начальником? 15.11.2007
Просим прибавку к зарплате 6.12.2007
Как мягко уволить подчиненного 01.11.2007