Что это такое?
Как пишет всезнающая "Википедия", Time management (организация времени) -- это наука о методах определения того, на что в первую очередь человеку следует тратить свое время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования. Эти методики можно найти в книгах, а также в материалах тренингов и курсов.
Длятся такие тренинги в среднем один-два дня, стоимость участия в них -- от 850 до 2300 грн. Но, вообще говоря, без вдумчивой работы над собой и жесткой самодисциплины не помогут ни тренинги, ни умные книги.
Успеть все?
"Я проходил тренинг по тайм-менеджменту лет пять назад. И с тех пор прочел несколько умных книг на эту тему, пытался все это применять в жизни, -- рассказал "Деньгам" консультант по проектному менеджменту Александр Данковский. -- Когда начинаешь заниматься тайм-менеджментом, очень быстро приходишь к вопросам типа "Зачем живешь". Потому что все успеть невозможно. Ты начинаешь расставлять приоритеты и решать -- а надо ли успевать все?"
Почти все тренинги по тайм-менеджменту и книги на эту тему начинаются с того, что человеку предлагают определить свои жизненные цели и расставить приоритеты. "Определитесь с целями в основных сферах своей деятельности, так как время -- это ресурс, а ресурсом есть смысл управлять лишь в том случае, если он необходим для осуществления чего-то конкретного и действительно важного", -- советует коуч и бизнес-тренер, партнер "Группы компаний NORDIC" Максим Цветков.
Важными целями может быть не только продвижение по карьерной лестнице или увеличение дохода, но и, к примеру, общение с любимым человеком или воспитание ребенка. Даже на элементарное поддержание хорошей физической формы тоже необходимо тратить время. То есть вариантов "на что потратить время" -- бесчисленное множество, и надо четко понимать, сколько времени и на что стоит отводить.
Видеть цели
Определить собственные жизненные приоритеты можно различными способами. Самый простой из них -- написать на бумажке или в компьютере все свои цели, какие только приходят в голову. После того как наберется штук 20--30, их стоит простейшим способом проранжировать -- взять самую последнюю в списке цель и сравнить с записанной выше нее, исходя из ситуации, когда оставить себе в жизни можно только что-то одно, -- от чего тогда отказаться? То, от чего отказаться нельзя, снова сравнивается с целью, записанной еще выше, и так далее. В конце концов, все цели выстраиваются в зависимости от их важности. Исходя из значимости, между ними и делятся ресурсы, в том числе и временные.
Жизненные глобальные цели вроде "заработать миллион", "стать президентом Украины", "завоевать чемпионский титул", "построить дом" или "дать детям хороший старт в жизни" сами по себе хороши, но бесполезны. Каждую из них необходимо конкретизировать, продумать, какие более мелкие подцели будут способствовать ее выполнению.
Более мелкие цели принято называть задачами. Для их решения необходимы, во-первых, ресурсы, а во-вторых, некие действия. Например, для задачи "Повысить уровень заработной платы на 30%" можно предпринять такие действия: перейти на другую должность, повысить объем выполняемой работы, взвалить на себя большую ответственность. В первом случае ресурсами являются хорошая репутация на рынке, полезные знакомства, отличные деловые качества, обладание полезными навыками. Во втором -- правильная организация производственного процесса, использование скрытых резервов, делегирование полномочий и прочее. В третьем -- такие качества как надежность, организаторские способности, хорошее здоровье и так далее. Список необходимых ресурсов в каждом конкретном случае свой, а сам процесс их поиска может стать самостоятельной задачей. Но в список ресурсов для выполнения практически любой задачи обязательно войдет время.
"По моим наблюдениям, тайм-менеджмент способен испортить твое отношение к работе, если она занимает больше восьми часов в сутки -- предупреждает г-н Данковский. -- Начитаешься о невосполнимости времени и думаешь: "Да какое ОНИ имеют право претендовать на МОЙ драгоценный, невосполнимый, мой любимый ресурсик?! Мы так не договаривались. Я на зарплату меняю только 40 часов в неделю, и все".
Планировать задачи
Это хорошо, когда четко знаешь, сколько именно часов в неделю уходит на работу. К сожалению, часто затраты времени зависят не столько от жадности работодателей до чужих временных ресурсов, сколько от собственной неорганизованности. Ситуация, когда сам тратишь свои неуклонно ускользающие минуты впустую, весьма печальна, и справиться с ней можно только самостоятельно. "Человек, который овладел теоретическими знаниями в области управления временем, помимо самого планирования, должен придерживаться составленного им расписания. Тайм-менеджмент работает только при условии соблюдения жесткой самодисциплины", -- подчеркивает тренер-консультант компании Baltic Training Group Марина Первушина.
И если самодисциплину остается только старательно в себе воспитывать, то с инструментами планирования все гораздо проще. Окружающая современная действительность предлагает их великое множество. Например, у всех есть компьютеры, в которых стоят полезные программы (вроде Office Outlook). "Компьютерные программы предлагают очень богатый инструментарий для эффективного планирования времени, задач и встреч, -- поясняет г-жа Первушина. -- Они значительно ускоряют процесс планирования, делают его более удобным. При этом выбор программ достаточно широк, поэтому каждый человек сможет найти для себя именно то, что наилучшим образом будет отвечать его потребностям".
"Компьютерные программы -- один из лучших инструментов, который можно использовать для улучшения самоорганизации. Он идеально подойдет для тех сотрудников, которые большую часть рабочего дня проводят за компьютером. Тем же, кто ведет активный, подвижный образ жизни, например, руководителям, потребуются более мобильные помощники", -- советует г-н Цветков.
Мобильных устройств, способных помочь в планировании времени, тоже довольно много. У многих есть смартфоны и коммуникаторы, в которых можно делать заметки и писать себе "напоминалки". А кое-какие телефоны можно даже соединять с компьютером, чтобы перебрасывать свое расписание.
Хронический кайрос
Четко распланированный день с ясными задачами, в выполнение которых не вмешиваются обстоятельства, -- мечта, далекая от реальности. Любой, кто хоть раз пытался планировать свое время, непременно сталкивался с тем, что окружающие постоянно норовят помешать четко спланированному течению событий, влезая со своими проблемами, задачами и просто с разговорами. Можно, конечно, как советует автор одной из книг по тайм-менеджменту, снять офис на последнем этаже без лифта, сесть спиной к выходу и не брать телефон. Но такой метод не всем подходит.
"У Глеба Архангельского есть интересная концепция, которую он якобы позаимствовал у древних греков, -- рассказывает г-н Данковский. -- Есть два понятия времени: хронос, или линейное время, и кайрос -- событие или оказия. Вот часто тайм-менеджментом учат заниматься только с точки зрения хроноса: составлять расписания и строго их придерживаться. Обычно так не получается: жизнь богаче и капризнее".
"Одной из типичных для менеджеров проблем является перегруженность сознания огромным количеством больших и маленьких дел, которые нужно не забыть сделать", -- пишет в своей статье "Стратегическое планирование: простые инструменты решения сложных задач" Глеб Архангельский. По его приблизительным оценкам, количество таких дел в день обычно доходит до 60--70-ти. Причем большинство из них не привязаны к определенному времени. Такие дела удобнее связывать с понятием "кайрос" -- удобный момент. Понятно, что речь в этом случае идет не о самом времени, а об определенных внешних обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Вспомнить о своем деле в данных обстоятельствах можно, если правильно настроить свое внимание и если активно пользоваться разного рода "напоминалками".
С чего начать?
Если решено начать разумно тратить свое время, стоит выделить пару часов на "самокопание" -- то есть определение своих целей и планирование. "Если вы только приступаете к организации своего времени, и тотальное планирование вас пугает, начните с концентрации на главном. Поставьте на грядущий день ДВЕ САМЫЕ ВАЖНЫЕ ЦЕЛИ, сделав которые вы будете знать, что день прожит не зря. И в течение дня концентрируйтесь на выполнении этих важных дел. Вечером подведите итоги и обязательно похвалите себя, после чего поставьте две новые очень важные цели на завтра", -- советует г-жа Первушина.
Заниматься тайм-менеджментом следует регулярно, как спортом. А иначе -- просто бессмысленно. "Будьте постоянны в организации собственного времени. В этой ситуации уместно высказывание -- "Легче постоянно поддерживать порядок, чем редко делать генеральную уборку", -- отмечает г-н Цветков. А Глеб Архангельский пишет: "Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь".
Итого
Планирование времени помогает повысить эффективность работы, увеличить собственные доходы, а также понять, действительно ли все это нужно для счастья.
Тайм-менеджмент работает только при условии соблюдения жесткой самодисциплины
Заниматься тайм-менеджментом следует регулярно. Иначе -- просто бессмысленно
Где еще почитать
об организации собственного времени:
1. www.improvement.ru/bibliot/decision
2. www.community.livejournal.com/ru_time_mngmnt
3. www.upr.org.ru/Articles/GTD