В Україні добігає кінця п'ятирічний перехідний період, відведений на оцифрування трудових книжок. З червня 2026 року електронний облік трудової діяльності стане основним стандартом, що має спростити призначення пенсій і убезпечити дані громадян від втрати в умовах війни. Однак паперові документи рано списувати в архів.

Про те, як підготуватися до змін і що робити тим, хто не встиг перевести дані в "цифру", інформує Комітет ВРУ з питань соціальної політики та захисту прав ветеранів, повідомляють Dengi.ua .

Читайте також: Важливо для пенсії: як і коли українці мають оцифрувати трудові книжки

Електронні трудові книжки: навіщо потрібне оцифрування даних у 2026 році

Головна мета реформи, розпочатої ще 2021 року, - зібрати всі відомості про стаж у єдиному Реєстрі застрахованих осіб. Це дає змогу Пенсійному фонду призначати виплати автоматично, без необхідності особистого візиту та збору довідок.

Ключові моменти переходу:

  • Стаж до 2004 року: Дані з паперової книжки критично важливі для підтвердження періодів роботи до 1 січня 2004 року. Після цієї дати стаж фіксується в електронних реєстрах автоматично на підставі сплати страхових внесків.
  • Зберігання документів: Щойно трудова книжка оцифрована, роботодавець видає її працівнику під підпис. З цього моменту відповідальність за збереження оригіналу несе сам власник.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно через портал ПФУ

Якщо ваша трудова діяльність ще не відображається в особистому кабінеті на порталі ПФУ, це можна виправити самостійно або через поточного роботодавця.

  1. Через роботодавця: Підприємство сканує всі сторінки документа та завантажує їх на веб-портал ПФУ.
  2. Самостійно: можна особисто звернутися до будь-якого відділення Пенсійного фонду з оригіналами документів (про роботу, навчання, військову службу, народження дітей); завантажити скан-копії через особистий кабінет на порталі ПФУ, засвідчивши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Підтвердження страхового стажу після 10 червня 2026 року: що зміниться

Багато хто побоюється, що після офіційного завершення перехідного періоду дані "згорять". У профільному комітеті заспокоюють: паніка передчасна.

Якщо з поважних причин (наприклад, людина не працювала останні 5 років або перебувала в зоні бойових дій) книжка не була оцифрована до червня, це можна буде зробити в будь-який зручний момент пізніше. У крайньому разі - безпосередньо під час звернення за призначенням пенсії. Однак фахівці радять не зволікати, бо електронний формат - це найкраща страховка від знищення паперового оригіналу внаслідок обстрілів або евакуації.

Оформлення паперової трудової книжки на вимогу працівника

Важливо розуміти, що перехід на "цифру" не означає повну заборону на папір.

  • Для новачків: Якщо людина вперше влаштовується на роботу, роботодавець зобов'язаний оформити паперову книжку на вимогу співробітника (протягом 5 днів після прийому).
  • Для досвідчених кадрів: Роботодавець зобов'язаний на вимогу працівника вносити записи про прийняття, переведення, звільнення або нагороди до тієї паперової книжки, що зберігається у людини вдома.

Раніше ми писали, що українці, які працювали в шкідливих умовах за списком №2, мають право на достроковий вихід на пенсію навіть за відсутності повного обсягу пільгового стажу.

Також ми вже писали, що у 2026 році в українців є можливість заздалегідь вплинути на розмір майбутньої пенсії , скориставшись передбаченими механізмами.