Прежде чем выбирать «железо» для офиса, нужно выяснить, какие именно задачи будут стоять перед каждым сотрудником. После этого сразу придет понимание того, что именно нужно: технические характеристики, количество, конкретные модели. Если сотрудники в основном работают с офисными приложениями, «ходят» по Интернету и ведут переписку, то с этими задачами справится даже самый бюджетный ПК или ноутбук (2,5–4 тыс. грн.). Однако при необходимости выполнять графические работы, использовать узкоспециальные, ресурсоемкие программы требования к машине повышаются.
Кому большие, кому поменьше
Ноутбуки прекрасно подойдут и юристу, и руководителям направлений, и рядовым сотрудникам офиса. Сейчас ноутбуки практически ничем не уступают стационарным компьютерам – они даже стоят лишь на 15–20% больше десктопов с такими же характеристиками. Другое дело, что низкопроизводительные десктопы сейчас практически не собираются, и потому их цены реально стартуют с 4,5–5 тыс. грн.
Самые бюджетные модели портативных компьютеров стартуют с 2,8–3,5 тыс. грн. Если вспомнить о том, что ноутбук компактнее, требует меньше рабочего пространства на столе (сам стол может быть проще, дешевле, меньше), позволяет работать мобильно, то его преимущества очевидны.
И все же есть категории работников, кому стоит предоставлять именно стационарные компьютеры. Они лучше подойдут тем, кто работает с конфиденциальной информацией, которая не должна покидать офис. Риск «слива» секретов компании при использовании обычных ПК, благодаря программам безопасности, можно свести до минимума, в том числе и потому, что это «железо» вряд ли удастся вынести из офиса. Эти компьютеры обладают еще одним преимуществом – можно производить их апгрейд, заменяя устаревающие компоненты на более современные и производительные. А вот парк ноутбуков, скорее всего, придется раз в три года менять ввиду не столько физического, сколько морального устаревания.
При покупке стационарных компьютеров есть смысл предусмотреть покупку блоков бесперебойного питания – на эти цели стоит отвести примерно по 400–500 грн. на один десктоп. Покупать можно отдельные маломощные устройства или один блок питания на несколько компьютеров. Наиболее продвинутые блоки бесперебойного питания являются «умными» – они не только спасают компьютеры от внезапного отключения, но и умеют самостоятельно выполнить корректную остановку машины до полного исчерпания заряда батарей.
Чего от них ждать
Большинство бюджетных компьютеров сейчас оснащено 2–4 Гб оперативной памяти. Для стандартных офисных задач с головой хватит и 2 Гб. Однако чем больше памяти, тем шустрее работают компьютеры, если пользователь одновременно пользуется сразу многими программами и открывает много окон. Так что память в 4 Гб – оптимальный размер для производительной работы.
Уже очень многие даже из недорогих ПК оснащены двухъядерными процессорами, гарантирующими машинам быструю работу при одновременном выполнении большого числа задач. Наверное, это обстоятельство стоит учесть при выборе компьютера.
Специалисты рекомендуют приобретать для офисных целей ноутбуки с размером жесткого диска от 300 Гб, но лучше – от 500 Гб, благо разница в цене составляет около сотни гривен. К таким рабочим лошадкам относится, к примеру, Probook HP 4530s(от 4000 грн), имеющий двухядерный процессор, 2 Гб оперативной памяти и диск на 320 Гб.
Если ноутбук намечено эксплуатировать в дороге, в тяжелых условиях, то стоит посмотреть на конфигурации, в которых используются более быстрые и более устойчивые к внешним воздействиям твердотельные SSD-диски. Правда, цены на такие машины стартуют с 6–8 тыс. грн.
Рабочий быт
Прежде чем покупать принтер, копир или заменяющее их многофукнциональное устройство (МФУ), стоит выяснить, насколько часто будет использоваться аппарат, какой формат бумаги необходим, а также важна ли скорость печати документов.
От печатного устройства обычно требуется, чтобы оно было максимально быстрым, экономичным и недорогим в обслуживании. Важна даже не столько конкретная цена аппарата, сколько будущие расходы на картриджи, которые стоят недешево.
Многие пытаются сэкономить и купить «совместимые» картриджи, которые дешевле оригинальных, но, к сожалению, их качество зачастую далеко от совершенства. А это приводит к поломкам и сокращению срока службы устройства. Лучше уж обязательно использовать в течение гарантийного срока оригинальные расходные материалы. После завершения гарантии многие хозяева прибегают к «перезаправке» картриджей – тогда экономия может составить 5–10 раз, а «здоровье» устройства всецело зависит от квалификации и обязательности поставщиков «альтернативных» расходных материалов. Многофункциональные устройства – это выход для малого офиса. Цены стартуют от 400 грн. за совсем маломощные и практически «домашние» струйные устройства. За чуть большую цену можно получить струйное устройство с Wi-Fi. На другой стороне шкалы – цена в 2,5–3 тыс. грн. – столько просят за вполне производительное лазерное МФУ, способное работать в связке с несколькими компьютерами в режиме сетевого устройства с коммуникацией через Wi-Fi. Где-то в середине можно найти лазерное МФУ достаточной для малого офиса производительности – например, Samsung SCX-3400(от 1400 грн).
Напомним, что любая копировальная машина, принтер или МФУ имеют вполне определенную величину допустимой рабочей нагрузки. Если ее превысить – не избежать непредвиденных расходов на ремонт и восстановление техники. Обычно рекомендуется покупать машину на 30% большей мощности, чем нужно на данный момент.
Ну и напоследок
Чтобы «привинтить» компьютеры к Интернету, понадобится маршрутизатор (роутер), умеющий «раздавать» доступ к Сети через Wi-Fi. Стоит такое устройство от 250 грн. За эти деньги можно приобрести аппарат, удовлетворяющий потребностям команды из 2–3 человек. Для компании побольше, скорее всего, придется покупать аппарат вдвое-втрое дороже.
Не лишним будет в офисе и шредер, который поможет навсегда «заархивировать» уже ненужные бумаги и предотвратить возможную утечку информацию. Офисные шредеры, в зависимости от класса и мощности, могут превращать в труху не только пачки бумажных документов вплоть до нескольких десятков листов одновременно. Наиболее продвинутые (около 2–3 тыс. грн.), кроме бумаги, способны перемолоть кредитные карты, скобы, скрепки и даже CD/DVD диски. При выборе шредера стоит учитывать уровень безопасности устройства – «единичка» почти бесполезна, а вот «двойка», а тем более «тройка» гарантируют, что документы будут искрошены на фрагменты в несколько миллиметров.
Кстати, более 85% всех расходов за время жизни офисной техники приходится на расходные материалы для нее и сервис и только15% составляет стоимость собственно техники. По подсчетам «Денег», фирма из 10 человек на заправку картриджей принтеров и копиров, покупку бумаги и оплату электроэнергии, необходимой для работы офисной техники, в месяц будет тратить около 1,5–2,5 тыс. грн. – если, конечно, речь не идет о массовом тиражировании документов.
«А телефоны?» – спросит возмущенный читатель. А мы не видим особой нужды в стационарных телефонах для молодой активной команды. Использование хорошо подобранного корпоративного пакета (стр. ??) мобильной связи делает стационарные номера практически ненужными. Просто не все еще готовы это признать.
Сколько стоит оснастить техникой офис?*
| Название техники | Кол-во, шт. | Цена, тыс. грн. всего** |
| Ноутбук | 7 | 24,5 |
| ПК | 3 | 12 |
| Многофункциональное устройство | 1 | 2,5 |
| Блоки бесперебойного питания | 3 | 1,5 |
| Роутер | 1 | 0,6 |
| Шредер | 1 | 2,5 |
| Общие затраты | 43,6 | |
* При количестве сотрудников – 10 человек.
** Цена бюджетных моделей в Интернет-магазинах.
Какими будут затраты на эксплуатацию техники, грн./мес.
- Картриджи к принтеру: 3 шт. = 900 грн.
- Бумага: 20 пачек = 720 грн.
- Доступ к Интернету = 300 грн.
Итого: 1920 грн.
Резюме: Перед оснащением небольшого офиса придется тщательно взвесить потребности команды в оргтехнике и доступу к Сети. Причем рассчитать надо не только разовые траты, но эксплуатационные расходы – они соизмеримы с 10% разовых.
