Во что обойдется оснащение мобильного офиса и в чем риски его использования?

«Работа торгового представителя – сплошь поездки. Компания оплачивает не только бензин, но и полный набор необходимых для работы вещей – ноутбук, портативные сканер и принтер, счета за мобильный Интернет и безлимитный мобильный», - рассказывает сотрудник компании по импорту продуктов питания Василий Науменко. По его словам, из своих собственных аппаратов у него с собой лишь смартфон. «Его покупку компания оплатила бы, но я решил самостоятельно приобрести понравившийся мне телефон», - говорит г-н Науменко.

Итак, нужный для организации работы вне офиса комплект техники очевиден: ноутбук, мобильный телефон (смартфон), портативные принтер и сканер, внешний дисковый накопитель (последние три устройства – по необходимости). Выбор ПК зависит, конечно, от потребностей сотрудника, однако сегодня так называемый офисный ноутбук можно купить за 3,5-3,8 тыс. грн. А вот модные таблеты обойдутся дороже – например, Toshiba Tablet Folio 100 стоит 4 тыс. грн., а за Lenovo ThinkPad X201 Tablet придется выложить около 16 тыс. грн.

Очень полезный при работе вне офиса аппарат – переносной принтер. Сегодня можно приобрести аппарат, к которому можно подключиться через Wi-Fi, Bluetooth и USB. Например, такая модель есть у Hewlett-Packard (HP Officejet H470). Среди плюсов аппарата – малые габариты и входящая в комплект литий-ионная батарея, которая позволяет печатать несколько сотен страниц при полной зарядке. Если нет необходимости отказываться от 220 вольт, можно использовать почти вчетверо более дешевый компактный аппарат с питанием исключительно от сети, например, модель Stylus S22 от Epso. Вдали от офиса может пригодиться и минисканер, например, - SkyPix TSN410. Этот ручной сканерс максимальной разрешающей способностью 600 dpi сканирует изображение формата A4, позволяя работать с документами автономно - без компьютера и сети питания.

Немалые расходы ожидают работодателя, решившего обеспечить сотрудника новомодным смартфоном – за него придется отдать 2-6 тыс. грн. Правда, функциональность этого аппарата цену оправдывает – он дает возможность получать корпоративную электронную почту, находясь вдали от офиса, и просматривать вложения в формате MS Office, работать со специальными приложениями, в том числе в Интернете.   

Совещание онлайн

Для эффективной работы в системе мобильного офиса, конечно, важна возможность постоянно находиться на связи с сотрудниками, а кроме того, в онлайн-режиме обмениваться данныи и ставить задачи. И не только с помощью электронной почты, но и с помощью онлайн-сервисов. К примеру, для организации распределенного мобильного офиса можно использовать сервисы Google, где есть календарь, доступный для совместного использования, а также офисный пакет для работы с документами Microsoft Office.  

Другим инструментом для онлайн-работы команды может стать Teamer. Этот сервис очень пригодится при организации работы команды над общим проектом. Работая в Teamer, можно определить управляющего проектом и сотрудников, отвечающих за определенные этапы проекта. Важно, что сервис не только позволяет поставить задачу, но и прикрепить файлы к ней. А еще руководитель может отмечать задачи дед-лайнами. Если же необходимо хранение текстов, можно воспользоваться Evernote – программой, доступной не только в виде веб-страницы, но и как приложение для смартфонов. С помощью Evernote вполне реально организовать единую базу документов для пользования всеми сотрудниками. Однако частое пользование программой обойдется в 60 долларов в год. А еще можно воспользоваться Remember The Milk, где можно управлять задачами, получать напоминания по  email и через SMS, создавать и публиковать списки, заметки, оценивать время, переносить сроки, совместно создавать и управлять проектами.

Чем рискуем

Для эффективной работы мобильного офиса все же понадобятся некие «якоря». Например, приобретать телефоны и ноутбуки следует в одном и том же магазине, чтобы в случае неполадок всех сотрудников обслуживали в одном сервисном центре. То же касается и расходных материалов – бумаги для принтера, канцтоваров, дополнительных кабелей, «флешек» и SD-карт. Ну и, конечно, руководству компании необходимо контролировать состояние техники, а также оплачивать мобильные и Интернет-счета, счета других поставщиков. Если у фирмы много сотрудников работает в отдалении от офиса, то один из работников должен быть ответственным за технику и расходные материалы для всех. Он так же, как и остальные, может работать вне офиса, однако в его задачи входит оплата счетов поставщикам продукции и услуг, а также контроль наличия всех необходимых материалов на складе. Этот же менеджер должен вести учет всех переданных сотрудникам аппаратов и расходных материалов, предоставляя полный отчет руководителю в конце месяца. Если такого «контролера» не назначить, то присматривать за сотрудниками придется непосредственно руководителю бизнеса. А осуществлять ревизию жизненно необходимо – сотрудники могут небрежно обращаться с оборудованием, для своих нужд использовать сотни Мб недешевого Интернет-трафика. В худшем случае работники вообще могут потерять дорогостоящую технику. Эти риски мобильного офиса обязательно стоит учесть, принимая решение о развертывании дистанционной работы своих сотрудников.

Во сколько обойдется мобильный офис?