Прием на работу, коммуникации в бизнесе, общение с коллегами проходит через электронную почту. Очень важно знать правильное оформление.
Business Insider спросил экспертов, как правильно заполнить «Тему письма».
Вот главные ошибки:
- Отсутствие названия
Надпись в окне «тема письма» должна быть обязательно, считает Аманда Августин, HR TheLadders. Это самая главная часть оформления письма.
- Слишком длинная надпись
На экране десктопа помещается приблизительно 60 знаков в окошке темы мэйла. Экраны мобильных телефонов покажут приблизительно 25-30 знаков. Это нужно учитывать, поскольку все больше электронных писем в мире прочитывается с помощью мобильных устройств. Название письма должно иметь не более 6-8 слов.
- Непонятное содержание
Не заставляйте адресата догадываться. Тема письма должна указывать на приоритеты того, о чем пишется в самом письме. Называйте свои письма так, чтобы адресат по ключевым словам его названия мог знать, даже не открывая, что в нем содержится.
- Использование дополнительных слов
«Привет», «рады приветствовать», - слова, которые мы используем в общении, но которые не должны быть в теме письма. Например, если вы устраиваетесь на работу, письмо лучше подписать так: «резюме Д.Брауна на позицию сварщика», а не «Добрый день! Могу ли я спросить об открытой вакансии».
- Использование Caps Lock
В цифровом значении это – крик. Также, как и специальные символы, например, восклицательный знак. Используйте тире или двоеточия, чтобы выделить значение своих мыслей.
- Название письма – предложение, которым оно оканчивается
Зачем тогда его читать?
- Смысловые и грамматические ошибки
Ошибка, когда тема письма не соответствует самому письму - очеть разпространенная, считает Аманда. Также, как и сopy-&-paste ошибки.
- Не указывается актуальность
Если вам необходимо получить ответ оперативно, или письмо имеет дэдлайн исполнения, укажите это в теме. Например, "Please reply by Friday", и ваш адресат будет знать, стоит ли сейчас же открывать письмо, или оно подождет до пятницы.
