Переписка по электронной почте - неотъемлимая часть работы любого офисного сотрудника. Но и в ней есть свои подводные камни, пишет AdMe.ru со ссылкой на waitbutwhy.com. Эксперты описали 11 самых неловких моментов, которые привносит в нашу жизнь переписка по email.
Обмен репликами неравной силы
Если кто-то, с кем вы переписываетесь: допускает опечатки, а вы — нет; игнорирует правила пунктуации, а вы — нет; забывает о заглавных буквах, а вы — нет; затягивает с ответом на письма, а вы — нет; отвечает на ваши развернутые и хорошо написанные письма коротко,— он имеет над вами полную власть. Неравную расстановку сил в электронных письмах можно объяснить многими факторами: разницей в карьерном положении или в возрасте, обстоятельством «клиент всегда прав», перепиской множества людей с одним адресатом. Но обычно это случается из-за того, что тому, кто пишет высококачественные письма, что-то нужно от того, кто пишет как попало. Вот так все просто.
Переписка с "людьми из другой эпохи"
Речь идет о людях, чья молодость пришлась на 70-е и в чьи компетенции не входят вопросы из сферы IT. Например, они сканируют бумажную копию статьи и отправляют ее приложением к письму вместо того, чтобы переслать ссылку на статью. Они пишут слово «e-mail» через дефис. А о существовании опции «Ответить всем» они даже не подозревают. Для людей старшего поколения, которые только недавно начали пользоваться компьютером, слова вроде «переслать», «вложение», «ссылка» не имеют простых и точных определений. Для нее это сложные расплывчатые понятия. Постарайтесь им облегчить процесс общения с вами через интернет, насколько это возможно.
Необъяснимый CapsLock
Иногда вам встречаются люди, которые по необъяснимым причинам пишут письма только заглавными буквами.
Чтобы облегчить себе жизнь, люди до некоторой степени согласовали определенные правила и нормы обращения к разным категориям людей в электронных письмах.«Здравствуйте, _____» — это дружественное обращение ко всем, кого вы недостаточно хорошо знаете; обращение с выдержанными дистанцией, нейтральностью и профессиональными рамками.Когда ваши отношения с кем-то продвигаются на шаг вперед, вы попадаете в более теплую зону «Приветствую». А c самыми близкими приветствие можно вообще опустить (едва ли кто-то начнет письмо словами: «Приветствую, мама»). Но что делать с людьми из этой зеленой зоны — с теми, кто больше чем просто знакомые? Обращение «Приветствую» было бы чересчур формальным, но чтобы внезапно написать им без каких-либо приветствий — для этого вы общаетесь недостаточно часто. Как следует начать письмо однокурснику, с которым вы общаетесь раз в два года, или бывшему коллеге, с которым вы подружились, пока работали вместе, а после почти потеряли связь? Вот несколько возможных вариантов:— Привет, Валера! — Восклицательный знак означает: «Это не простое приветствие: я улыбаюсь и проявляю эмоции, потому что мы достаточно хорошо знаем друг друга и наши отношения меня радуют».— Валерка! — Типичный приветственный ответ на «Привет, Валера!». Такой ответ подтверждает: вы достаточно близки, чтобы пользоваться уменьшительными именами. А восклицательный знак дает понять, что отвечающий испытывает такие же позитивные эмоции от дружбы, как и тот, кто написал первым.— Привет — Так в зеленой зоне решают вопрос с приветствиями не очень хорошо знакомые между собой парни или неблизкие друзья. Это эквивалент дружественному похлопыванию по спине.— Сааааш — Таким образом проблему зеленой зоны решают девушки.— Хай — Такой вариант означает: «Просто решил написать что-нибудь, ведь мы друзья, так что иногда черкаем друг другу пару слов». Как закончить письмо приятелю? Аналогичная ситуация. Для самого широкого круга людей у нас есть море шаблонов («Всего хорошего», «С уважением», «До встречи», «Берегите себя», «Спасибо» и т. д.), а с действительно близкими людьми формальные прощания просто не нужны.Но приятели — это совсем другая история.Одни считают, что в конце письма можно просто написать «хохо» (ведь они такие милашки), а другие — что можно подписываться первой буквой имени.
Разговор роботов
Фразы из «разговора роботов» так часто встречаются в переписке, что вы вставляете их в свою речь просто потому, что ими пользуются все вокруг, а вы не такой уж и творческий человек. Альтернатива «разговору роботов», к сожалению, только одна: быть странным чудаком с непредсказуемым поведением. Но мы в большинстве своем слишком ленивы, чтобы придумать вместо них что-то свое.
Пунктуация
Возможностей голоса для этого вполне достаточно даже по телефону, когда не видно выражения лица и жестов. Но в электронной переписке мы ограничены примитивным набором символов для обозначения всех оттенков смысла, и это делает пунктуацию критически важной для общения по электронной почте. Вот несколько правил: Некоторые люди не пользуются восклицательными знаками; в общении с ними лучше использовать точки. Другие используют их всегда, и вы рискуете оказаться в немилости, если не поступите так же. Так что придется веселиться вместе с ними. Это важно, потому что для ярого сторонника восклицаний разница между точкой и восклицательным знаком выглядит вот так. А еще бывает редкая, но ужасная опечатка: восклицательный знак вместо вопросительного. Многоточие — совсем другое дело. Некоторые используют его, чтобы добавить загадочности или угрозы... И, конечно, этот знак может быть чрезвычайно развратным.
Смех в электронной переписке
Смех — замечательная составляющая голосового общения, поэтому мы попытались перенести его в электронную переписку. Но вышло не очень. Если не считать странных людей, пишущих «лол», вот с чем мы имеем дело:хаха — Я нахожу это либо умеренно смешным, либо не смешным вообщехахаха — Это немного смешнохахахаха — Это действительно смешноХА или ХАХА или ХАХАХАХА — Это очень смешнохахах или ахахах — Вот такой я оригиналНа самом деле этот человек, скорее всего, выглядит как парень с картинки. Скрытая копияЛюди иногда добавляют кого-то в поле «Скрытая копия», чтобы подключить этого кого-то к переписке втайне от остальных участников. Когда вы сами получаете от кого-то письмо со скрытой копией, о которой не знаете, — вы и есть тот самый простачок, за которым шпионят. Вы участвуете в множестве групповых переписок, единичных и периодических, и как-то по умолчанию считаете, что это единственные групповые переписки. На самом деле существует еще какое-то количество переписок внутри тех же групп — ваших друзей, — в которые вы не включены и о существовании которых даже не подозреваете.Но может быть и хуже. Подумайте о случаях, когда вы пересылали полученное письмо кому-то еще, чтобы поиздеваться над отправителем. Это подло, но вы же делали это, не так ли? И разве не мерзко осознавать, что в какой-то момент вы сами являлись объектом тайных издевательств?
Катастрофы в электронной переписке.
Это отдельный вид катастроф. Они могут быть убийственными, болезненными или даже наносящими серьезный ущерб дружбе. Вот несколько примеров:Вы пишете человеку X, чтобы сообщить что-нибудь плохое о человеке Y, и случайно отправляете это письмо человеку Y вместо человека Х. Вы хотите ответить только человеку Х в групповой переписке, чтобы сообщить что-то личное, и случайно отправляете этот ответ на всю группу.Вы пересылаете письмо кому-то и забываете, что под ним доступна вся переписка, где может быть конфиденциальная информация, возможно, даже касающаяся человека, которому пересылается письмо. Вы высылаете кому-то вложение и случайно прикрепляете к письму совсем не ту и при этом обязательно ужасную вещь.
