Как организовать сдачу отчетности в электронном виде

 «Электронная отчетность – это оптимизация затрат на поездки и стояние в очередях в налоговой. Она очень облегчила жизнь всем бухгалтерам и подойдет любой компании», – убеждена руководитель финансового департамента компании «Э-ком» Татьяна Торгонская. Перед тем как начать подавать налоговые отчеты по Cети, предпринимателю следует оформить в аккредитованных сертификационных центрах электронную цифровую подпись, установить у себя на компьютере специальное программное обеспечение и заключить с налоговой службой договор о признании электронных документов. Все это вполне можно успеть сделать за один рабочий день. 

Отчеты в налоговую службу (декларация об НДС, декларация о прибыли и т. д.) формируются в программе 1С или OPZ в формате XML, причем шаблоны бесплатно раздаются налоговиками.

После заполнения деклараций их нужно загрузить в сервис для подачи отчетности (перечень – в инфографике, см. «Этап 2»). Занимает этот процесс импортирования всего секунд 30. Затем отчеты подписываются электронной цифровой подписью руководителя и печатью фирмы и отправляются в ГНИ. «Через несколько минут приходит сообщение об успешной/неуспешной отправке, за ним Квитанция № 1 от налоговой службы о получении отчета центральным сервером ГНС или об отклонении отчета с описанием ошибки. Через пару часов предприниматель получает от налоговой службы по электронной почте еще одну Квитанцию – № 2, "о принятии или непринятии отчета с описанием ошибки”», – рассказывает налоговый консультант Игорь Женжера.

Датой и временем сдачи отчетов считается та, которая зафиксирована в Квитанции № 1. «Всем предприятиям нужно четко фиксировать факты отправки своих электронных документов, поскольку эти данные могут выступать доказательствами в суде при оспаривании решений налоговых служб», – настоятельно советует адвокат, партнер корпоративной и судебной практики юркомпании «TIC» Денис Писанный. По его словам, налоговики должны принимать электронные отчеты ежедневно с 9:00 до 18:00 часов, кроме выходных, нерабочих или праздничных дней.

«Следует обратить внимание, что отчетность может подаваться не до 18:00 последнего отчетного дня, а до 24 часов последнего отчетного дня. Также пунктом 49.20 НК установлено, что если последний день предоставления отчетности попадает на выходной или праздничный день, то последним днем для подачи отчетности является первый банковский день, следующий за таким днем», – предупреждает старший юрист юридической фирмы «Гвоздий и Оберкович» Тарас Розпутенко.

 Как организовать сдачу отчетности в электронном виде 

Этап № 1: Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)

• Подготовить необходимые документы
• Обратиться в аккредитованный сертификационный центр (их список можно найти здесь: http://sts.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro-ele/informatsiyno-analitichne-za/perelik-akreditovanih-tsent/)

QR-КОД – ВОТ

• Подать в центр предусмотренный пакет документов;
• Получить в центре ЭЦП и специальное программное обеспечение (бесплатно запишут на флэш-карту); 

Этап № 2: Заключить Договор о признании электронных документов.

• Установить специальное ПО («ДПС Защита Отчетности», «Арт-Отчет», «M.E.Doc» или «ИВК-Отчетность») на компьютере компании. Его можно бесплатно получить в аккредитованном центре сертификации ключей при налоговой службе или купить в других сертификационных центрах.
• Сформировать в программе, подписать и отправить в налоговую службу договор о признании электронных документов.
• Факт принятия адресатами договора подтверждается получением предпринимателем по электронной почте соответствующей квитанции. После этого можно приступать к отправке отчетов.  

Этап № 3: Подать налоговую отчетность в электронном виде.

• Заполнить отчеты в программе 1С или OPZ в формате XML (шаблоны можно бесплатно получить в налоговой службе).
• Подписать отчеты полученной электронной цифровой подписью.
• Отправить отчеты по электронной почте на почтовый ящик своей налоговой (адрес предоставляется в момент получения ЭЦП).
• Факт принятия отчетов налоговым органом от налогоплательщика фиксируется Квитанцией № 1, которую получает предприниматель на электронный адрес, с которого был отправлен отчет. Если эта квитанция не получена, значит отчет налоговая не получила.
• Факт принятия отчетности в базу данных ГНС фиксируется в Квитанции № 2 и отправляется на электронный адрес плательщика налогов. В этой квитанции в текстовом формате указываются: реквизиты принятого документа в электронной форме, соответствие принятого документа установленным стандартам (форме) электронного документа, результаты проверки ЕЦП, информация о плательщике налогов, дата и время принятия отчета, регистрационный номер, налоговый период и данные об отправителе квитанции.
• Если в течение 5–10 минут после отправки отчетности Квитанция № 1 не приходит – есть основания полагать, что отчет не получен налоговой службой. Его отправку нужно продублировать. Но прежде следует связаться с call-центром адресата и выяснить причину проблемы. («Горячая» линия ГНС: (044) 454 1613 (вн. номер 7, шлюз электронной отчетности.)  

Этап № 4: Подавать отчеты в срок

• Датой и временем сдачи отчетов в органы ГНС следует считать дату и время, зафиксированные в Квитанции № 1.
• Отчеты от налогоплательщиков принимаются ежедневно с 9:00 до 18:00, кроме выходных, нерабочих или праздничных дней.
• Если предприниматель отправляет свой отчет до 16:00 – налоговая служба обязана в течение двух часов с момента получения отчета отправить ему Квитанцию № 2.
• Внимание: отчетность может подаваться не до 18:00 последнего отчетного дня, а до 24:00 последнего отчетного дня.  

ВАЖНО: За нарушения – штраф

• Непредставление или несвоевременное представление налогоплательщиком отчетности – штраф в размере 170 грн.
• Повторное нарушение сроков сдачи отчетности – штраф в размере 1020 грн. 

Какой пакет документов нужен для получения электронного ключа** 

1. Копия свидетельства о государственной регистрации или выписка из ЕДРПОУ;
2. Копия паспорта и идентификационного кода руководителя организации;
3. Копия протокола собрания о назначении или приказа о вступлении на должность руководителя организации;
4. Устав или нотариально заверенная копия Устава (для ознакомления);
5. Копия свидетельства о регистрации плательщика НДС;
6. Реестр данных;
7. Договор или заявление присоединения к договору о предоставлении услуг ЭЦП;
8. Доверенность (при необходимости);
9. Копия паспорта доверенного лица.

* По данным ГНС, юркомпании «TIC», юркомпании «УКРТРАСТ», юрфирмы «Законы Бизнеса», юрфирмы «Гвоздий и Оберкович» и частного налогового консультанта Игоря Женжеры. 

** Заявление и копии документов заверяются подписью руководителя предприятия и печатью.