Помочь в этом могут не только специальные навыки, но также компьютер и телефон.
Расставив приоритеты, придется смириться с тем, что какие-то дела просто не будут сделаны. Совсем. Вы готовы к этому?
Делегировать приходится не только работу, но и полномочия, связанные с ней. Вы готовы к этому?
Многим знакома проблема, когда за отведенное рабочее время не удается выполнить все поставленные задачи. А к концу рабочей недели львиная доля работы так и остается недоделанной. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо грамотно планировать свое рабочее время. Разделять приоритетные задания и второстепенные. Помочь в этом может тайм–менеджмент.
Бизнес-тренер Александр Карпов уверен, что человек, освоивший тайм-менеджмент, способен выполнять больший объем задач в единицу времени. Но в прямом смысле управлять временем тайм-менеджмент не может. Сутки все равно будут состоять из 24 часов.
Сам г-н Карпов уверяет, что, используя приемы организации своего рабочего времени, он добился отличных успехов. «Простая привычка рассматривать документы в день их поступления позволила очистить мой рабочий стол от восьми лотков входящей корреспонденции, а правильное применение планирования и делегирования снова сделало мой рабочий день восьмичасовым», – рассказывает он.
На пути к успеху
Управляющий партнер компании маркетингового аутсорсинга BrainsUP Антон Щеткин отмечает, что тайм-менеджмент – это одно из обязательных умений, которыми должен обладать любой менеджер, нацеленный на эффективность и результативность. «Каждый день мы сталкиваемся со стрессовым потоком информации, необходимых проектов и действий. Если компании не будут применять технологии тайм-менеджмента, их результаты деятельности будут гораздо менее эффективными», – рассказал г-н Щеткин.
Однако, по словам бизнес-тренера, навыки тайм-менеджмента оказывают и негативное влияние. «Принцип «цени свое время» предполагает говорить «нет» коллегам, которые хотят «навесить» на вас задачи, которые вы не должны выполнять по должностной инструкции», – пояснил Александр Карпов. Поэтому, занимая жесткую позицию отрицания дополнительных задач, можно приобрести репутацию некомандного игрока и навлечь на себя недовольство руководства или партнеров. Так что нужно сохранять баланс между жестким следованием сиюминутным приоритетам и стратегическими целями.
Как выглядит тайм-менеджмент:
- расставляй приоритеты;
- цени свое время;
- будь организован;
- фокусируйся на одной задаче в единицу времени;
- используй технические инструменты.
Принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент базируется на семи «китах»: планировании с разной степенью детализации; расстановке приоритетов; выделении ресурсов; постановке целей; делегировании; анализе использования ресурсов (в том числе и временного ресурса) и оптимизации их использования.
Те, кто прошел соответствующие тренинги, знают, что погружение в тайм-менеджмент может начаться с простых технических решений, а закончиться изменением своего образа жизни.
Г-н Щеткин уверен, что владение тайм-менеджментом помогает не только эффективно распределять ресурсы времени и внимания, но и повышает уровень самодисциплины, способствует выполнению большего числа заданий, работ, проектов, при этом с максимальным потенциальным результатом.
Г-н Карпов рекомендует участникам программ обучения выбрать две-три «хорошие привычки», которые они начнут использовать прямо с «сегодняшнего дня». Для того чтобы навык вошел в привычку, его необходимо повторять каждый день в течение месяца, а после этого срока – по необходимости, но как можно чаще.
«На своем опыте могу сказать, что техники тайм-менеджмента позволили мне не только больше успевать, но и выполнять задачи качественнее, с меньшим стрессом и нагрузкой», – отметил г-н Щеткин. По его словам, ему особенно нравятся принципы «отдыхай каждый час» и «всегда делай важное, но оставляй время на неожиданное и приятное». «Например, в спорте я в начале тренировки всегда делаю самое нелюбимое, но важное и эффективное упражнение (чаще всего это пресс) – сначала, конечно, не просто себя заставить, но со временем заметные результаты доказывают правоту решения и дают мотивацию для больших достижений», – заверил он.
Помощники
Чтобы добиться эффективного управления временем, бумажного еженедельника не всегда бывает достаточно. Благо сейчас есть широчайший выбор различной электроники, готовой прийти на помощь, – от простейшего «мобильника» с «напоминалками» до мощной программы в ноутбуке.
Сертифицированный бизнес-тренер, владелец и управляющий тренинговой компании InforManager Валерий Глубоченко рассказал, что обычно MS Outlook и Lotus Notes используются только для получения почты. Но эти программы позволяют эффективно управлять своим временем. В частности, фиксировать свои идеи, протоколы телефонных звонков и встреч. «И потом за счет этого грамотно управлять информацией, чтобы ничего не терялось. Например, перемещать информацию в папки «Задачи» в «Календарь» или во «Входящие» для отправки», – отметил г-н Глубоченко.
Кроме того, по словам Валерия Глубоченко, удобно делать подпапки в «Календаре» и создавать отдельные специализированные календари, обеспечивающие наглядность: «календарь бухгалтерской отчетности», «календарь маркетинговой активности», чтобы было удобно планировать и потом выполнять задачи. Тренер также рассказал, что использование папки «Задачи» позволит группировать задачи по своим целям и направлениям. «Там удобно проводить сортировку этих задач, расстановку приоритетов, планирование объемов работ на неделю», – советует он.
Конечно, освоение электронного планирования требует некоторого времени. И если самостоятельно это сделать не удастся, можно посетить тренинги, посвященные электронному планированию. Стоимость двухдневного занятия – от 2500 грн с человека.
Samsung GT-i8000 (Omnia II) – секретарь и референт
Лет восемь назад автору этих строк довелось пройти тренинг по тайм-менеджменту. И все было бы совсем замечательно, но по окончании тренинга каждому из нас вручили личный тайм-менеджер – в килограмм весом органайзер со сменным блоком страничек, специальным образом разлинованных. Самым популярным вопросом на том тренинге был такой – «А как это можно втиснуть в ноутбук?». Вопрос этот нашел свой очевидный ответ восемь лет спустя, когда автору этих строк попал в руки новый смартфон от Samsung – модель GT-i8000 (Omnia II) весом в сто с небольшим грамм.
Конечно, использовать для планирования дня можно и аппараты попроще, а также ноутбуки. Но для тайм-менеджмента крайне важны наглядность, ощутимость расписания и всех материалов, которые с ним связаны, а также постоянный контакт с «личным тайм-менеджером». Более простые телефоны не столь богаты возможностями, а ноутбук всюду с собой таскать нереально. В смартфоне Omnia II оптимально для тайм-менеджмента сочетаются компактность с мощностью: в нем собраны воедино процессор с частотой 800 МГц, операционная система Windows Mobile 6.5, встроенная память на 8 Гб и управляемый прикосновениями 3,7 дюймовый AMOLED-экран. Яркий, с сочными цветами, хорошо видимый даже при солнечном свете touch-управляемый экран точно реагирует на прикосновения, что практически исключает ошибки при работе со смартфоном. Если встроенной памяти все же не хватит, можно добавить карту формата microSD объемом до 32 Гб. Аппарат поддерживает работу в сотовых сетях и передачу данных в стандартах GSM&EDGE и 3G – это гарантирует комфорт и экономию времени при работе в Интернете.
Из крайне полезных занятому человеку функций особенно впечатлил Smart Reader, который позволяет извлекать информацию из визитной карточки или документа, а также переводить тексты. Бумажные карточки – поистине убийцы времени: столько усилий нужно для их хранения, классификации, поиска среди них той единственно нужной. А тут все просто: сфотографировал «визитку», сохранил ее содержимое в электронном виде. При этом можно проконтролировать правильность переноса в память номеров телефонов, имен, названий, адресов электронной почты – ведь при недостаточной освещенности или плохом ракурсе распознаватель текста может допустить ошибку. После этого саму «визитку» можно тихонько выбросить – она больше не нужна, все важное осталось в телефоне.
Аппарат богато оснащен разнообразными виджетами, позволяющими планировать работу и распределять время. Есть такой, что разрешает просматривать два ближайших события в расписании и все события на сегодня. Есть и такие, которые дают возможность создавать и просматривать специальные напоминания, а также задачи.
Редакторы текста и таблиц из пакета QuickOffice вряд ли годятся для многочасовой работы с документами, но позволяют вполне комфортно рассматривать содержимое и вносить правки. Порадовала функция поиска файлов в телефоне – причем по контексту, то есть по ключевому слову. А все это вместе дает существенную экономию времени.
Тайм-менеджмент в деталях
1. Ежедневно планировать следующий рабочий день. Еженедельно – рабочую неделю, ежемесячно – рабочий месяц. Корректировать планы по мере необходимости.
2. Раз в квартал медитировать над планами на следующие 12 месяцев.
3. Разделить задачи на:
- гибкие (дела, которые не требуют четко и жестко определенного момента выполнения, например – рассмотреть деловое предложение до конца месяца);
- жесткие (дела, которые проходят в отведенное время);
- бюджетируемые (дела, которые не имеют привязки ко времени, но требуют на свое решение некоторого времени, например – подготовка отчета).
4. Внести жесткие и бюджетируемые задачи в «Календарь», гибкие – в «Панель задач».
5. Каждым задачам присвоить свой цвет. Например, жесткие – красные, бюджетируемые – зеленые.
6. Обязательно оставлять между задачами не менее 30% времени «про запас».
7. Просматривать «Календарь» несколько раз вдень, внося корректировки в планы, если таковые будут нужны.
8. Синхронизировать «Календарь» с мобильным телефоном, что позволит даже в отдалении от рабочего места четко выполнять поставленные задачи, или же распечатать их на бумаге.
9. Использовать в задачах четкие слова в именительном падеже и основное слово отделить двоеточием. Например – «Пупкин, контракт: оговорить условия».
ИТОГО
Тренинг по тайм-менеджменту стоит до 4000 грн, а применение на практике новых знаний поможет больше успевать за меньшее время – чтобы жить полноценной жизнью.
Где ещё почитать о тайм-менеджменте:
