Электронная система Prozorro - неотъемлемая часть нынешних публичных закупок. В системе государство покупает все необходимое через аккредитованные электронные площадки. Хотя она работает более четырех лет, главной задачей все же остается привлечение нового бизнеса и тем самым увеличение количества участников. Однако есть часть бизнеса, которая до сей поры остается в стороне государственных закупок и со страхом относится к ним. Поэтому с такими делимся примером смелых и успешных поставщиков, которые рассеивают сложившиеся негативные стереотипы и мифы о тендерах.
О своем опыте в электронных торгах от новичка до успешного участника рассказывает Кириченко Ирина, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ООО “Фармастор“ (сеть фарммаркетов “Аптека доброго дня“ [1], “Первая социальная аптека“).
Также Виталий Дихтяр, руководитель электронной площадки E-Tender.ua даст советы, как начинающему поставщику оптимизировать работу с закупками.
Ирина Кириченко, “Аптека доброго дня“
Как долго работаете в системе и участвуете в государственных тендерах?
До появления Prozorro в тендерах участия не принимали. Сдерживали всем известные негативные факторы, с которыми сравнивали отечественные закупки. В системе начали работать с момента ее пилотного запуска, заинтересовали тогдашние внедрения новых технологий. Пилот был отличной возможностью освоить систему до того, как начнет действовать закон. И мы этим воспользовались: изучали правила торгов, законодательные требования и систему. Изначально поставили задачу - стать победителями в торгах и получить долговременные заказы. У нас получилось. Мы действительно прошли путь от начинающего до уверенного пользователя системы и опытного участника публичных закупок.
Как учились участвовать в тендерах? Специальные обучения проходили?
Мы учились сами. Благодаря тому, что все процедуры проходят открыто, могли видеть документы более опытных в то время участников, изучали их процедуры, нормативно-правовые акты, требования тендерных документаций и саму систему. Во время первых торгов мы постоянно были на связи с менеджерами площадки, на которой работаем - E-Tender. В какой-то момент телефон площадки стал телефоном доверия, ведь сначала не хватало уверенности и поддержки личного менеджера с подробным разъяснением действий.
Как долго адаптировались? Что скажете компании, которая только планирует начать работать в системе?
Уверенными участниками стали через полтора года участия в торгах. Это не значит, что начали выигрывать только после этого периода, просто в публичных закупках много нюансов, которые открывались почти в каждых торгах. Главный совет - внимательно читать тендерную документацию. Казалось бы, что сложного, подготовить предложение, которое бы отвечало требованиям тендерной документации. Но в зависимости от предмета закупки и заказчика, последний формирует свою документацию с особыми требованиями. Есть те требования, которые все заказчики обязательно определяют в каждом тендере: предоставление подтверждающих документов о квалификации участника и подтверждения выполнения аналогичного договора. Но есть и дополнительные условия, например, обеспечение тендерного предложения, залог, подтверждения материально-технической базы, человеческих ресурсов, и т.п.
Еще один момент - нужно анализировать свои “неудачи“ и вникать в причины отклонения предложений. Причина проигрыша в тендере может быть банальной - забыли загрузить один документ или в целом невнимательно изучили документацию заказчика. И поэтому предложение не было подготовлено в полной мере. После завершения аукциона, можно открыть предложения других участников, проанализировать, где была ошибка, или какого документа вам не хватило для победы.
Это и есть своего рода набивание “шишек“ и работа над ошибками. Каждый первый проигрыш следует анализировать и двигаться вперед к победе. Система Prozorro дает для этого все технические возможности. Еще четыре года назад бизнес такой возможности не имел.
Новички считают, чтобы участвовать в торгах надо больше специалистов. А вы штат расширяли?
Нет не расширяли. Наоборот, освоив сферу публичных закупок, приобрели еще одну квалификацию. Более того, определенные бизнес-процессы в компании смогли оптимизировать, используя сервисы площадки, например, календарь планирования участия в закупках. Специалисту, который занимается тендерами и работает на площадке, удобно и спокойно получать напоминание о важном дне, событие - подача предложения, аукцион, внесение изменений к тендеру. А также работать с отобранными закупками в специальных реестрах. И это далеко не все функции, которые дает площадка для облегчения работы.
Оцените подготовку к участию в тендере? Сколько она занимает вашего времени?
Открытые торги - от 5 до 11 дней. Это с момента получения тендерной документации и спецификации до загрузки предложения на площадку. То есть, сюда входит: ознакомление с документацией, сбор подписей в компании, документов и загрузка их в систему. Замечу, столько дней уходит на подготовку тендерного предложения, если сотрудник занимается исключительно вопросами участия в торгах. Когда же есть другие задачи, процесс подготовки может быть дольше.
Есть ли заказчики, с которыми хотели работать, но со старой системой торгов не решались на участие в тендерах?
Да, есть такой опыт и выиграли тендер у заказчика, с которым потом имели долговременные правоотношения. Действительно до ProZorro не рассчитывали, что это возможно, а смогли, потому что система дает шанс выйти на рынок, который ранее был ограничен.
Дискриминационные требования в тендерной документации, встречали? Как реагировали?
Такие случаи и требования были и есть. Если видим тендер, к которому есть вопросы, или же мы понимаем, что те требования и условия, которые определил заказчик мы не в состоянии выполнить в полном объеме, не принимаем в нем участия.
Ваши советы для начинающих.
Пусть “молодой“ поставщик рискует. Скажем, сначала попытается брать часть в допороговых [3] закупках, на маленькие суммы и в своем регионе. Новичку нужен опыт, который впоследствии подтолкнет к большой победе. Не нужно бояться, потому что страх и неуверенность, а еще воспоминания прошлых государственных бумажных торгов - одна из причин, по которой бизнес не идет в систему. Можно за неделю принять участие в закупке на 20 млн. и сделать годовой план продаж. Но надо смотреть не только на цифры, а на возможности своей компании, требования, условия договора. Поставщик должен взвесить: кто заказчик, свои расходы, сможет ли он гарантировать выполнение заказа (договора) и конечный результат.
Роль площадки в закупочной жизни участника?
Очень важная. Нужно выбрать площадку с которой будет комфортно взаимодействовать, особенно в начале, когда будет много вопросов.
К примеру, нас E-Tender каждое утро приветствует уведомлением о новых тендерах, соответствующих нашей сфере деятельности. Для нас площадка - не просто техническая система, с ней мы проводим весь день. При необходимости даже в не рабочее время можем позвонить менеджерам. Приятно, что площадка заботится о своих пользователях и помогает оперативно решить вопрос. Очень ценим такую клиенториентированность.
Виталий Дихтяр, E-Tender.ua
Адаптация участника-новичка на электронной площадке
Живое общение, профессиональная помощь, персональная ответственность - то на чем акцентируем и выстраиваем взаимодействие с начинающим участником. Ведь именно на старте для него важно оперативно войти в ритм закупок. После регистрации на площадке поставщик получает персонального менеджера, который сразу адаптирует его к работе в системе и предоставляет профессиональную помощь. Проводит онлайн демонстрацию личного кабинета пользователя, настраивает его исходя из деятельности, сферы и предпочтений клиента. В результате, участник получает индивидуальный интерфейс, функции и настройки. Но на этом адаптация начинающего участника не заканчивается. Менеджеры помогают также концептуально пройти все стадии тендера.
Работаем по принципу персональной ответственности. Поэтому участник всегда может рассчитывать на помощь личного менеджера по техническим, методологическим и практическим вопросам. Даже в эпоху диджитализации человеческий фактор и внимание к клиенту для нас остаются ценными. Следовательно, мы выбрали клиенториентированную модель работы.
Шесть ключевых советов для начинающего участника
1. Взаимодействуйте со специалистами площадки! Это существенно поможет сэкономить время и энергию при настройке личного кабинета и ознакомлении с “правилами игры“ в ProZorro.
2. Уделяйте тендерам больше время и внимания! Закупочная работа – системный и кропотливый процесс, который требует, как минимум “вникнуть и переварить“ основные принципы работы в системе, чтобы стать успешным участником.
3. Не доверяйте мифам о неэффективности или сложности системы, часто это – дезинформация от незаинтересованных участников. Пробуйте и убеждайтесь в обратном сами.
4. Создавайте условия заинтересованности для менеджеров, занимающихся тендерами в компании.
5. Изучайте внимательно требования и условия тендерной документации. Обращайтесь за помощью к специалистам по подготовке тендерного предложения или обжалования решений/действий заказчика и т.д.
6. Следите за изменениями и событиями закупок, чтобы избежать ошибок и не пропустить возможности для развития своего бизнеса.
1. Сеть “Аптека Доброго Дня“ - ведущий фармритейлеров на рынке, имеет более 400 аптек и почти 500 000 клиентов обслуживает ежемесячно.
2. E-Tender.UA - электронная площадка, аккредитованная по всем уровням ГП “Прозорро“. Платформа, на которой зарегистрировавшись, можно прозрачно, открыто и эффективно продать свой товар. Компания прошла весь путь от начала пилотного запуска системы ProZorro к полной ее реализации и сегодня является одними из лидеров на этом рынке. Сайт площадки: e-tender.ua.
3. Допороговые закупки проводят, когда сумма предмета составляет до 200 тыс грн - товар, услуг и до 1,5 млн грн - работ.
