E-документы позволяют практически полностью избавиться от бумажных носителей (на 98% – вполне реально), повысить скорость движения информации внутри компании и упростить ее поиск, сократить затраты времени на согласование и утверждение документов при работе с контрагентами, а также минимизировать риск утери важной документации.
Да, для совсем маленького бизнеса, где движение документов слабое (пара договоров в месяц, несколько банковских выписок, бухгалтерская отчетность), уход от бумажного формата не так критичен. Но когда у компании несколько подразделений, разбросанных по стране, доступ к деловой информации в любое время из любой точки – большое преимущество.
И, конечно, колоссальное преимущество – скорость поиска документов, возможность каталогизировать их по темам, контрагентам и т. п. Так что производительность работы офиса должна резко вырасти. Кроме того, безбумажный документооборот – это своеобразный элемент защиты бизнеса от произвола правоохранительных органов. Ведь несмотря на то, что изъятие документов в ходе обысков запрещено законом, силовики этот запрет часто игнорируют. А когда физически папок с документами в офисе на стеллажах нет, а хранятся они где-то на сервере (еще и за пределами Украины), то и изымать, по сути, нечего.
Цифра не за горами
Сразу уточним, что электронные документы имеют полную юридическую силу. Главное, чтобы были в порядке все реквизиты и электронно-цифровая подпись.
И это закреплено на уровне законодательства. Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими эту сферу, являются законы: № 851- IV «Об электронных документах и электронном документообороте»; № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»; № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах».
Да, электронные документы признают еще не все государственные органы, но к тому идет. В начале октября министр цифровой трансформации Михаил Федоров пообещал, что с 1 сентября 2021 года органы власти не смогут требовать бумажные документы.
28 октября Кабинет Министров принял постановление, согласно которому теперь все документы, которые генерируют органы исполнительной власти (кроме документов, содержащих информацию с ограниченным доступом), будут в электронной форме.
Кроме того, еще в конце 2019 года парламент принял закон № 340-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно противодействия рейдерству». Законом предусмотрено, что Кабмин обязан до 1 января 2022 года обеспечить составление электронных документов, содержащих ведомости о результатах работ по землеустройству, по которым проводилось формирование земельных участков; правоустанавливающих документов на земельные участки, вещественные права на которые зарегистрированы до 1 января 2013 года, но ведомости о них отсутствуют в Государственном земельном кадастре. «Также закон позволяет подавать в электронной форме заявления о внесении сведений в Госкадастр вместе с документацией по землеустройству и документацией по оценке земель», – говорит Игорь Ясько, управляющий партнер ЮК Winner. Сведения, полученные из Государственного земельного кадастра (извлечение) в электронном виде, имеют такую же юридическую силу, как и сведения на бумажном носителе.
В начале сентября Верховная Рада приняла в первом чтении законопроект № 3623, который предполагает полный отказ в течение пяти лет от классических трудовых книжек и перевод учета наемных работников в электронную форму. Фактически, это – переход на электронные трудовые книжки и еще один повод бизнесу задуматься об электронном документообороте.
Потому что к где-то к 2025 году жизнь без бумаги во всех сферах станет нормой. Реально это можно сделать хоть с 1 января 2021 года, для внутреннего документооборота – точно. Общение с государством – увы, не сразу.
Конфиденциальность гарантирована
Переводом документов в электронную форму занимаются специализированные компании, которые предоставляют услуги оцифровки. И это не просто сканирование информации с бумажного носителя, все – сложнее. Компания-подрядчик обеспечивает полный цикл: от ревизии всей деловой документации до ее сортировки и каталогизации.
Услугу можно получить двумя способами. Первый – привлечь подрядчика, который переведет документы в электронный формат.
Сотрудники компании-подрядчика приезжают в офис, подписывают договор с клиентом (в том числе договор о неразглашении) и проводят опись документации. После этого стороны составляют акт приема-передачи, и подрядчик забирает документы на оцифровку. «Все документы мы забираем под акт и доставляем на склад, с которого документацию получают операторы сканирования под подпись. После сканирования оператор возвращает документы на склад, мы их упаковываем и готовим к отправке», – рассказывает Юлия Перловская, один из собственников группы компаний КИТ.
Кстати, заказчику желательно поинтересоваться, как ограждена от внешних вмешательств внутренняя информационно-телекоммуникационная система подрядчика. Например, отсутствие доступа к глобальной Сети в данном случае является преимуществом: меньше вероятности, что произойдет утечка информации.
Второй вариант – это оцифровка в офисе заказчика. С точки зрения безопасности и сохранения конфиденциальной информации (ну кто знает, куда могут деться важные бумаги в процессе оцифровки) такой вариант лучше.
Но клиент должен предоставить помещение, в котором можно разместить оборудование и специалистов. При этом помещение должно быть снабжено электросетью, локальной сетью и мебелью. То есть нужны нормальные условия для обработки документов. Реально, достаточно обычного оснащенного офисного помещения.
Оцифруют подчистую
Перед оцифровкой специалисты подрядчика по желанию клиента проводят экспертизу ценности документов и согласовывают приоритеты. Это нужно для того, чтобы распределить их по срокам хранения, целевому назначению и создать удобный е-каталог.
Затем необходимо изъять из документов все посторонние предметы, которые могут там быть (зажимы, скрепки и т. д.), и провести условную постраничную нумерацию. Опять же, все это для удобства сортировки и работы с документацией после того, как она будет переведена в цифру.
При оцифровке используются сканеры разного типа. Потоковый сканер подходит для больших массивов документов. В него можно загрузить одним махом 50 листов, которые сканер автоматически будет заглатывать и делать цифровые копии. За день такой сканер обрабатывает до 1000 страниц.
Планетарный сканер нужен для работы с крупными форматами, А3, А2, А1 и А0 (чертежами, проектами, картами), а также с ветхими документами, чтобы не повредить их при обработке.
При работе с переплетенными (сшитыми) документами используется планшетный сканер. Такие документы нельзя расшивать с юридической точки зрения, так как они закреплены с помощью мокрой печати (нотариального векселя, например), поэтому их оцифровывают вручную.
Как видим, процесс оцифровки довольно трудоемкий, поэтому не факт, что он будет быстрым. Впрочем, если у подрядчика современное и мощное оборудование, он может сканировать до 250 тыс. двусторонних листов за сутки. «То есть архив документов средней по масштабам компании вполне реально перевести в электронную форму за пару дней», – говорит Юлия Перловская.
А цена услуги? Она зависит от исходных материалов – тип, размер, состояние. Ну и от качества оцифрованного документа, который получается на выходе, тоже зависит. Ориентировочная цена сканирования сшитых документов формата А4 составляет от 1,7 грн./страница с разрешением 300 dpi до 10 грн./страница с разрешением 600 dpi. Стоимость обработки крупноформатных документов может достигать 40 грн./страница.
Найти за секунды
Заказчик получает оцифрованную документацию на съемном носителе. Либо ее могут загрузить в облачное хранилище. Для электронных документов используется PDF-расширение, для карт, чертежей, схем – JPEG-файлы.
К документации прилагается проиндексированный файл в любом формате базы данных. Как правило, это – формат XLSX (MS Excel). С его помощью можно быстро перемещаться по всему архиву и найти максимально оперативно любую квитанцию, договор. Это удобно.
Но как сделать, чтобы документы не стали мертвым грузом, а были вовлечены в операционную деятельность предприятия? Необходима комплексная система управления электронным документооборотом (Data Management System). Таких решений существует множество, зачастую они являются частью комплексной системы управления предприятием (ERP).
Но функционал, плюс-минус, похожий. Это – возможность настройки уровней доступа к информации (только для чтения, для редактирования), алгоритма согласования документов (кто имеет право подписи, в каком порядке и т. д.), организация конфиденциального обмена е-документами между сотрудниками компании и выборочного доступа к документам внешним пользователям (скажем, договорам при их заключении с партнерами и подрядчиками).
Также есть возможность настройки сроков хранения е-документов с последующим автоматическим их удалением, проведения внутреннего электронного аудита, просмотра истории пользования архивом.
Что еще важно, систематизированный архив можно дополнять новыми документами. При наличии оборудования сотрудники компании могут самостоятельно заниматься оцифровкой. «Но при необходимости, мы готовы в дальнейшем сопровождать заказчика по сканированию и индексированию. Если заказчик будет проводить все сам, мы продаем ему свое специализированное программное обеспечение «ДокСкан», которое мы разработали, поддерживаем и постоянно обновляем», – рассказывает Юлия Перловская.
А что с документами на бумажных носителях? Не стоит торопиться от них избавляться. Ибо далеко не все чиновники еще осознали, что электронный документ ничем не отличается от обычного. И при проверках могут быть проблемы. «Иногда контролирующие органы отказываются от изучения электронных документов и просят предоставить их именно в бумажном виде. А в случае, если оцифрованный документ не соответствует всем требованиям законодательства, это будет использовано как подтверждение нарушений, о чем проверяющий не забудет упомянуть в акте проверки», – предупреждает Ксения Добрева, младший юрист практики разрешения споров с налоговыми и таможенными органами АО Arzinger.
Опыт предпринимателей
Максим Тихомиров, директор компании «Буккипер СааС»
У нашей компании 600 внешних контрагентов. Бумажными документами мы обмениваемся только с парой десятков клиентов. Внутри компании бумагу вообще не используем, кроме случаев, когда это требуют регуляторы. Кроме того, наш продукт предполагает совместную удаленную работу над первичными документами и отчетностью и их выгрузку во внешние системы обмена как с контрагентами, так и с госорганами. Сам переход на электронный документооборот не так сложен. Можно заводить только основные параметры документов, тех же договоров, а не все тексты, например. Поэтому небольшое ООО или СПД могут перейти буквально за выходные. А вот в крупных компаниях этот процесс может занимать годы.
Николай Головко
Напоминаем, что журнал "Деньги" можно приобрести по этой ссылке.
