Аренда офиса: как выбрать и правильно заключить договор

Несмотря на кризисные явления в экономике, застройщики продолжают массово вводить в эксплуатацию офисные площади. Например, только в столице за 1-й квартал 2014 года появилось 92 тыс. новых «квадратов» коммерческой недвижимости. Но параллельно растет и уровень вакантности: сейчас в Киеве «простаивает» около 385 тыс. кв. м офисных площадей. Это развязывает руки арендаторам, которые могут диктовать свои условия. В первую очередь – торговаться при съеме нового офиса или при пересмотре цены на уже снимаемый.

Затевать ли сейчас переезд в новое помещение, воспользовавшись снижением цен на аренду? Наверное, есть смысл, только если экономия будет уж очень существенной – все-таки и переезд, и комиссии риелтору могут запросто съесть выигрыш от цены чуть ли не на год вперед. «Мне долго не удавалось снять подходящее помещение. Но если раньше я очень переживала по этому поводу, то теперь, когда арендовала офис почти на треть дешевле, чем планировала, даже рада тому, что с арендой не сложилось раньше», – рассказывает стилист из Киева Алиса Панченко. Вообще, для реальных съемщиков арендодатели смело готовы снижать цены на 10–20% относительно заявленной первоначально стоимости.

Больше других на сговорчивость могут рассчитывать те, кто ищет офисы так называемого «закрытого типа», которые находятся вдалеке от деловых районов города и предназначены, как правило, для производственных нужд. Помимо этого арендодатели согласны пересматривать арендные ставки, если потенциальный клиент готов заключить контракт на длительное время. Да еще и внести предоплату за несколько месяцев.

Дешевеет на глазах

Вакантность офисов и низкий спрос на коммерческую недвижимость опускают арендные ставки все ниже и ниже. Например, по данным Address.ua, с февраля по май только в столице снижение цен на аренду составило от 3% до 57%, в зависимости от класса офиса и его расположения. Падение затронуло как относительно недорогие помещения, которые располагаются в старых зданиях, так и современные офисы. И такая тенденция наблюдается не только в столице. Вслед за Киевом тянутся вниз и другие города-миллионники. Там удешевление идет чуть меньшими темпами, на 5–20%, но для периферии оно очень ощутимо.

Например, в Одессе цены на офисные помещения стартуют от 80 грн./м2 в месяц, в Харькове от – 45 грн., в Донецке и Днепропетровске – от 50 грн., а во Львове – от 45 грн./м2. Правда, арендодатели не дремлют и стараются привязывать плату за офис к доллару. Это автоматически ставит съемщика в невыгодное положение, так как он берет на себя риски курсовых колебаний.

Расширяется предложение офисов на периферии городов. «Многие компании в целях экономии средств и времени своих сотрудников готовы уезжать из центра города. Даже некоторые иностранные представительства и посольства готовы снять офис в спальных районах или частном секторе», – отмечает заместитель генерального директора агентства недвижимости Real Druzi Валентина Харченко.

Соответственно, в ближайшем будущем можно ожидать, что новые офисные помещения будут активно предлагаться не только в центре, но и на окраинах населенных пунктов. Но и стоимость их аренды будет значительно ниже.

Контролируем обман

Да, при выборе офиса арендодатель готов идти на уступки в цене, но не стоит забывать, что за красивой оберткой может скрываться и «горькая конфета». «Я снял для своих сотрудников просторный офис недалеко от центра города. С ценой повезло, равно как и с расположением. Но буквально спустя неделю выяснилось, что прежний съемщик задолжал администрации здания, где расположено помещение, большую сумму за коммунальные услуги. И если этот долг не погасить – нас попросту выселят. Решил съехать добровольно, так как не понимаю, почему я должен оплачивать чужие долги», – рассказывает владелец IT-компании из Львова Сергей Ведринский.

Подобные сюрпризы могут подстерегать арендаторов как самых дешевых офисов, так и помещений уровня А и B, которые славятся своей приближенностью к центру города и якобы «элитным» статусом. Даже там могут быть проблемы с сервисом (например, уборка раз в неделю вместо обещанной через день), а также с отоплением, электричеством, подачей воды. Именно поэтому, подыскивая офис, в любом случае нужно заключать договор с детальным описанием условий аренды. И желательно с его нотариальным удостоверением. Даже невзирая на то, что нотариус обязан визировать лишь те договора, срок которых превышает три года.

Этот документ станет своеобразной страховкой в том случае, если арендодатель окажется нечистым на руку. Поэтому в нем обязательно нужно зафиксировать четкий срок аренды, сумму арендных платежей (в том числе за 1 м2), привязку к валютному курсу (если таковая есть), а также уточнение – это курс НБУ или коммерческий. Важно оговорить, в каком состоянии передается офис (составить перечень визуальных особенностей вплоть до трещин на плитке в туалете и слоящихся обоев), и уточнить, что арендодатель не имеет права требовать ремонта в результате естественной амортизации. Кроме того, снимая офис, нужно удостовериться в его юридической «чистоте». Это может и должен сделать риелтор, который проверяет бывших съемщиков, наличие долгов, а также не находится ли здание и расположенные в нем помещения под арестом банка или налоговой службы.

Кстати, очень важный пункт – индексация размера арендной платы. Он может зависеть как от темпов инфляции, так и динамики валютного курса. Главное, чтобы присутствовали не только оговорки, которые обязывают съемщика платить больше, но и условия, при которых стоимость аренды уменьшается.

Изменение арендных ставок на офисные помещения Киева*

Как выбрать офис и правильно заключить договор аренды

• Исходя из бюджета, выбрать класс офиса и его расположение (ближе к центру, спальный или промышленный район)
• Нанять агента (риелтора), который подберет офис по заданным параметрам. Уточнить порядок оплаты его услуг (кто платит – арендатор или арендодатель, сумма, способ оплаты, с НДС или без)
• Если подобран вариант, выяснить, кто были прежние арендаторы, как долго снимали, почему съехали
• Уточнить, как проводится уборка офиса, вывозится мусор, есть ли поблизости кафе или столовая и т. д.
• Поинтересоваться, нет ли проблем с отоплением в зимний период и с вентиляцией летом
• Обязать риелтора проверить историю офиса: его реальных собственников, сверить заявленную площадь с техпаспортом, поднять данные об операциях с объектом и т. д.

Перед подписанием договора запросить у арендодателя:

1. правоустанавливающие документы на объект аренды;
2. извлечение из Госреестра прав на недвижимое имущество;
3. документы, подтверждающие полномочия подписанта: от имени юрлица – доверенность, у физлица – паспорт, идентификационный код, свидетельство о регистрации СПД;
4. статус арендодателя как налогоплательщика (НДС, «упрощенка», т. д.)

Подписать договор с арендодателем, зафиксировав в нем:

•  площадь помещения, а также срок аренды;
• размер арендной платы (с или без НДС), в том числе – цену за 1 квадратный метр, уточнить площадь – полезная/приведенная (вторая рассчитывается с учетом вспомогательных помещений здания, вычисляется как полезная, умноженная на повышающий коэффициент, обычно – на 1,2);
• способ и сроки оплаты;
• порядок пересмотра размера платежей, тип индексации (если таковая есть – к курсу гривны относительно валют либо индексу инфляции);
• в том числе порядок уплаты эксплуатационных платежей;
• состояние и «укомплектованность» помещения, которое передается в аренду;
• право или невозможность передачи помещения в субаренду;
• ответственность сторон за невыполнение обязательств (штрафные санкции);
• основания для пересмотра условий договора или его расторжения;
• ответственность за порчу недвижимости и передаваемого в аренду имущества;
• условия возврата помещения арендодателю (его состояние с учетом амортизации недвижимости и имущества, которое там находится).

! При заключении договора удостоверить его у нотариуса (для договоров до 3 лет это делать не обязательно, но рекомендуется)