Но, как оказалось, это удобно. Офис не нужен, можно обойтись без некоторых специалистов, что-то – вообще передать на аутсорс. Но не во всех сферах такой подход будет оправдан. Вдобавок, возникают вопросы, связанные с информационной безопасностью и внедрением различных IT-систем. И с управляемостью командой. Решение всех этих задач может оказаться очень недешевой затеей.

Многие компании были вынуждены отказаться от офисов, перевести сотрудников и ключевые процессы на удаленку, так как карантинные ограничения не оставили им выбора.

Читай также: Как снять офис в преддверии возможного карантина: Нюансы и советы

Но вот, что интересно: даже после ослабления карантина бизнес не торопится возвращаться в офис. За несколько месяцев компании смогли приспособиться к новым условиям работы, настроить операционную деятельность на новый лад и вернуться в более-менее привычный ритм.

Предприниматели увидели в дистанционном режиме массу преимуществ. Это и отсутствие затрат на дорогостоящий офис, и экономия времени сотрудников, и оптимизация работы компании в целом. Ведь малый и средний бизнес, столкнувшись с кризисом, крепко задумался о том, как снизить затраты, не потерять клиентов и повысить свою эффективность для того, чтобы не скатиться в убытки (поставить ссылку на 5 материал этого архива). А удаленка – это всего лишь один из элементов той реальности, в которую предпринимателей окунул 2020 год. И, похоже, это теперь надолго.

Кому и зачем?

Не стоит торопиться и сломя голову бежать в онлайн. И речь сейчас не о продажах, это несколько другое (поставить ссылку на 4 материал этого архива) Не весь бизнес сможет пережить такое потрясение. Да и попросту не каждому это нужно. Ну вот как будет обслуживать дистанционно клиентов швейная мастерская или парикмахерская? Или как можно выпекать хлеб либо ремонтировать автомобили, распустив сотрудников по домам? Понятно, что никак.

Читай также: На Мальдивах запустили услугу "уединенный офис": Что это такое

Прежде всего следует оценить готовность бизнеса к удаленке. Если сфера связана с производством чего-либо или услугами, которые невозможно предоставить, условно говоря, по веб-камере или телефонную, шансов уйти от традиционной модели «офис–клиент» или «производство–сбыт» практически нет.

Возможно что есть смысл выбрать кобминированный вариант. Когда часть сотрудников работает удаленно, а часть остается в офисе, в мастерской, на производстве. В таком случае на дистанционку можно передать функции, которые не требуют физического контакта с сотрудником, или перевести на удаленную занятость подчиненных, с которыми можно встречаться пару раз в месяц и обсуждать стратегические цели. Скажем, это может быть маркетолог, специалист по рекламе, дизайнер, бухгалтер.

Читай также: Пристанище: Где, как и за сколько снять офис в посткарантинную эпоху

В то же время, сотрудники, которые непосредственно вовлечены в операционную деятельность, «кровь» бизнеса, остаются под неусыпным взором руководителя. Потому что очень важно делегировать ключевые задачи максимально оперативно, а не дожидаться, пока работник допьет кофе у себя на кухне и соблаговолит выйти на связь.

Контроль и еще раз контроль

Миграция на удаленку не так проста, как кажется. Перво-наперво следует просчитать дополнительные затраты, от которых никуда не деться. Не у всех есть условия для работы в домашних условиях. Понадобится хотя бы рабочий стол, а также компьютер или ноутбук. Все это нужно или перевозить из офиса или покупать.

Если сотрудник много времени проводит на телефоне, придется подумать о выделенной телефонной линии или о безлимитном тарифе на мобильную связь. А это тоже деньги. Дополнительные издержки будут на поддержку удаленного доступа к файлам и документам, на обеспечение IT-безопасности (подробнее об этом – ниже).

Читай также: Как работать в офисе после карантина: советы и лайфхаки

Просчитывая все это, необходимо оценить экономию, которую получает предприниматель или компания от дистанционного формата, и, соответственно, бюджет, который для этого потребуется. Причем, как разовые затраты, так и постоянные. И взвесить, стоит ли оно того в принципе.

Но недостаточно организовать сотруднику рабочее место за пределами офиса. Нужно позаботиться о сохранении продуктивности подчиненных. Одно дело, когда рядом строгий начальник, который дышит в затылок, и совсем другое – дом, кафе или коворкинг, где обстановка не настраивает на рабочий лад, а совсем наоборот, расслабляет.

Читай также: Как продавать в интернете в Украине: Восемь важных советов

Для того чтобы бизнес не простаивал из-за проблем с самодисциплиной персонала, нужно наладить тайм-трекинг. Это можно сделать с помощью ПО (программного обеспечения), которое отслеживает активность сотрудника в течение рабочего дня.

Такие программы устанавливаются на компьютер, смартфон или планшет и умеют определять геолокацию человека, собирать историю его браузера, запускать удаленно веб-камеру, отслеживать его действия в приложениях и программах, активность мышки и клавиатуры.

Благодаря тайм-трекингу можно повысить уровень ответственности персонала, оценить честность и ценность каждого отдельно взятого специалиста, избежать срыва дедлайнов. Пригодится трекинг при начислении зарплаты почасово или за объем выполненных задач. Работодатель будет четко понимать, что он платит за проделанную работу, а не за просмотр видео в YouTube.

Читай также: В онлайн с головой: Банки могут перейти на дистанционное обслуживание

Кроме того, тайм-трекинг позволит выяснить, в каких сотрудниках вообще нет потребности и поможет принять правильные кадровые решения.

Кстати, неплохо бы обучить сотрудников основам тайм-менеджмента. Научить их планировать время, распределять задачи, соблюдать сроки и т. д. И это нужно сделать в самом начале перехода на дистанционную модель, потом для этого просто не будет возможности.

Переезжаем на диван

Отказ от офиса может быть полным или частичным. В первом случае все сотрудники постоянно работают удаленно. При необходимости, руководство проводит с ними очные встречи или совещания с какой-то периодичностью. Для этого можно арендовать конференц-зал на пару-тройку часов. Второй вариант – это переезд из большого офиса в помещение поскромнее и поменьше. В новом офисе остаются ключевые сотрудники, а остальные продолжают работать дистанционно.

Читай также: Вакансии на "удаленке" интересуют людей в три раза больше обычной работы

Что все это дает? Конечно же, экономию на аренде: ведь за офис площадью 100 кв. м в центре города нужно платить до 70–80 тыс. грн. в месяц, не считая коммунальные платежи и OPEX (операционные затраты). Да и сотрудники не вынуждены тратить по нескольку часов в день на дорогу, чтобы добраться на работу и обратно домой.

Удаленка открывает широкие возможности для поиска персонала. Раз нет привязки к офису, можно нанимать сотрудников из других городов. Это значительно расширяет перечень потенциальных соискателей и позволяет сэкономить на оплате труда. С большой вероятностью специалист с периферии согласится на оклад ниже, чем столичный профи. Особенно с учетом того, что ему не нужно переезжать в другой город, и он остается в пределах привычной зоны комфорта.

Читай также: Удаленная работа: Преимущества глазами работодателей и сотрудников

При необходимости постоянный офис можно заменить рабочими местами в коворкинге (для небольших команд – самое то), аренда которых стоит от 2 до 4 тыс. грн. в месяц. Либо же снять мини-офис для тех, кто физически не может работать удаленно. Например, в одном из спальных районов, где ставки аренды раза в полтора, а то и в два ниже. И помещение площадью 60–70 кв. м вполне можно найти за 10–12 тыс. грн. в месяц.

Но жизнь без офиса имеет и свои минусы. Как уже было сказано, не всех сотрудников можно усадить на диван перед монитором компьютера. И далеко не у всех есть должный уровень самомотивации, поэтому нужен жесткий контроль и тайм-трекинг. Помимо этого, всплывает вопрос защиты данных и хранения конфиденциальной информации, который нужно решать. Причем, не только с технической точки зрения, но и на уровне доверия к сотрудникам.

Читай также: "Удаленка" в Украине 2020: Кому платят больше всех

Колоссальные риски состоят в том, что внутренняя информация компании (база клиентов, контракты и прочая документация) – это лакомый кусок для нечистых на руку работников, которые могут передать или продать данные конкурентам. А то и вообще начать параллельный бизнес.

Помощь по требованию

Зачем держать лишних сотрудников, если некоторые бизнес-процессы можно передать на аутсорс? Например, небольшие по размеру компании пользуются сторонними услугами юристов или бухгалтеров. Логика проста: специалист выполняет свои обязанности от случая к случаю, но зарплату ему нужно платить постоянно. Это создает лишнюю нагрузку на фонд оплаты труда. А когда речь идет о переводе бизнеса на удаленку, то передача учета бухгалтеру-аутсорсеру – более чем оправданный шаг.

Читай также: Удаленка - законно: Как защитить сотрудников от коронавируса

Мелким предпринимателям вообще бессмысленно держать счетовода в своем штате. Ну зачем, если его обязанности заключаются в том, чтобы раз в месяц, а то и всего лишь раз в квартал, подать отчетность, заплатить налог и единый соцвзнос?

Впрочем, бизнес среднего масштаба вполне может прибегать к услугам аутсорс-бухгалтерии. Например, за 3 тыс. грн. приходящий бухгалтер возьмет на себя весь учет, в том числе кадровый и налоговый, будет заполнять и сдавать отчетность, вести документооборот, следить за дебиторской задолженностью. Начисление зарплаты персоналу в пределах 5–10 человек будет стоить еще 1,5–2 тыс. грн. в месяц. Также заказчик имеет право на 4–5 часов индивидуальных консультаций ежемесячно.

Итого, за 5 тыс. грн. или около того компания получает полноценный бухгалтерский учет в свое распоряжение. За тем исключением, что бухгалтер не сидит в соседнем кабинете. Но выполняет ровно те же обязанности, что и нанятый по трудовому договору специалист.

Читай также: В Украине заработал сервис электронных квитанций

Недостатки бухгалтерии на аутсорсе? Куда же без них. Во-первых, далеко не факт, что выбранная компания обеспечит услуги высокого уровня. А сейчас, когда налоговые и трудовые инспекторы выходят на охоту с проверками, профессиональное бухгалтерское сопровождение критически важно. Во-вторых, чужим, по сути, людям нужно будет доверить внутреннюю информацию о компании и финансовую документацию. А это чревато утечкой данных на сторону. Поэтому если и нанимать бухгалтеров «по вызову», то только по рекомендациям и с безупречной репутацией.

Вход только для своих

Удаленная работа невозможна без внедрения IT-решений. Потому что именно от этой составляющей зависит как работоспособность бизнеса в целом (даже без обычного подключения к Интернету сотрудник не сможет выполнять возложенные на него обязанности), так и его защищенность от атак извне и кражи данных, в частности.

Один из первых шагов – налаженная коммуникация между сотрудниками. Скажем, есть 10 удаленных компьютеров, их нужно объединить в одну сеть. Для этого существуют специальные приложения и платформы, они позволяют организовывать виртуальные частные сети между компьютерами, которые подключены к глобальной Сети. При этом такие платформы снабжены VPN-технологией, обеспечивающей защиту от взлома.

Читай также: НБУ: Уровень безопасности денежных переводов будет повышен

Совещания с сотрудниками можно проводить с помощью стриминговых сервисов и онлайн-платформ. В числе самых популярных – Zoom, которая, помимо видеозвонков и видеоконференций, поддерживает групповые чаты, работу с разными гаджетами и операционными системами – Windows, Mac, iOS, Android. Есть бесплатная версия программы, которой хватит с головой большинству пользователей. Она поддерживает подключение до 100 участников, групповые конференции длительностью до 40 минут и безлимитное количество звонков в формате «тет-а-тет». Если же необходимо снять эти ограничения, можно приобрести лицензию. Ее стоимость, в зависимости от функционала, 149,9–199,9 долл. в год. 

Следующий момент – хранение файлов (договоров, проектной и другой важной документации) и обмен ими. Можно обзавестись собственным сервером, но это – дорогая покупка. На него нужно потратить не меньше 10 тыс. долл. А еще понадобится постоянная техническая поддержка. В свете того, что задача – наоборот, урезать затраты, такая затея невыгодна.

Читай также: Как распознать продавца-мошенника в онлайне: Инструкция НБУ

Альтернатива – аренда выделенного сервера у провайдера. В зависимости от его мощности и объема свободной памяти, ежемесячная плата за сервер составит от 1,5 тыс. грн. за 50 Гб места до 15 тыс. грн. за 8 Тб. Тоже недешевое удовольствие. Особенно для мелкого бизнеса.

Лучше всего будет выбрать «облачный» сервис, который покроет нужды большинства бизнес-пользователей. Google, к примеру, предлагает рабочую среду Workspace. Он включает пользование электронной почтой, Google-документами, Google Meet (аналог Zoom), дисковое пространство.

При абонплате 5,4 долл. в месяц с пользователя можно получить доступ ко всем этим сервисам, в том числе к защищенной корпоративной почте, и 30 Гб – для хранения файлов. За 18 долл. в месяц будут доступны 5 Тб пространства, видеовстречи с участием до 250 человек и услуга электронного документооборота.

Читай также: Украинцы стали больше платить онлайн и картами: Статистика

Облачные сервисы хороши тем, что их провайдеры предоставляют все технические мощности и обеспечивают полную поддержку. К тому же, серверы, как правило, находятся за пределами Украины, поэтому визиты правоохранительных органов и обыски на сохранность данных не повлияют. С «железом» – сложнее, его могут отобрать и попробовать восстановить доступ к облачным хранилищам, чем нанесут ущерб бизнесу.

В то же время, и облака подвержены атакам хакеров. А утеря жизненно важной для бизнеса информации может произойти попросту из-за халатности сотрудника, который забыл в ресторане смартфон или по неосторожности ввел пароль на компьютере, к которому имеют доступ другие люди.

Аккуратисты – в безопасности

Логично, что чем больше разнообразных данных генерирует и обрабатывает компания, тем важнее вопрос информационной безопасности. Причем, зачастую этот вопрос лежит не только и не столько в технической плоскости, сколько в правильной организации цифровой гигиены.

Самое простое, что нужно сделать изначально – привить сотрудникам элементарные, казалось бы, правила, которые многие не соблюдают. Надежно хранить логины и пароли от почтовых ящиков, интернет-банкинга, облачных ресурсов; не передавать устройства, на которых хранится рабочая информация, ни знакомым, ни, особенно, чужим.

Читай также: В Украине задержали хакера, который украл миллионы в финучреждениях США

А чтобы исключить проникновение во внутреннюю сеть посторонних, можно и нужно установить двухфакторную идентификацию при входе в нее. То есть, когда пользователь вводит не только основной, но еще и разовый пароль, который он, к примеру, получит на свой смартфон. Это практически исключит ситуации, когда в сеть вместо сотрудника попадает кто-то другой. Конечно, если сотрудник сам не впустит его туда.

Кроме этого, есть смысл перейти на электронный документооборот. Да, в общении с государственными органами отказаться от «бумажек» будет довольно сложно. Да и при проверках могут возникнуть проблемы, когда у предпринимателя не окажется на руках каких-то справок или актов. Но вот с контрагентами наладить обмен электронными договорами, счетами-фактурами и прочим вполне реально. Достаточно иметь ЭЦП для верификации, которая, вдобавок, убережет от подделок документов.

Читай также: Осторожно, мошенники: В Украине работают сайты-подделки

Хотя ЭЦП тоже можно потерять (если она хранится на флешке), или к ней могут получить доступ злоумышленники (если подпись находится на жестком диске компьютера). А уж подобрать пароль к «ключу» опытному хакеру – раз плюнуть. Так что ЭЦП лучше хранить на защищенном диске, в крайнем случае – в локальной защищенной папке, и периодически перевыпускать подпись заново. Это усложнит ее клонирование и использование без ведома держателя.

– КАРМАН –

Опыт предпринимателей

Наталья Кирик, руководитель контент студии WordFactory

Нам было сравнительно просто, так как весь производственный процесс уже 11 лет на удаленке. Только бэк-офис реально находился в офисе. Поэтому все инструменты и продукты у нас построены. Нужно было немного их оттюнинговать. Зато карантин дал понимание того, что у нас очень хорошо работают все процессы в компании. И то, что есть специалисты, которые эффективнее в офисе. Присутствие того же customer support в офисе означает, что при созвоне с клиентом в комнату не забежит ребенок и не начнет кричать в телефон. Вообще, чтобы быстро и обмениваться информацией, не обязательно сидеть за соседними столами. Но если проходит адаптация новичка, в офисе ему проще.

Наталья Бойко, руководитель отдела ДП Doehler Ukraine

Мы частично перешли на удаленную работу. Склад и бэк-офис работали постоянно. Всем остальным сотрудникам купили ноутбуки, и они приезжали в офис только по согласованию с руководством. Собственно, и сейчас так работаем. Правда, выход в офис уже без согласования, но с определенными требованиями по количеству человек, которые могут одновременно находиться в помещении.

Елена Жукова, директор аудиторской фирмы «Сайвена-Аудит»

Мы перешли на дистанционный формат, но сейчас частично вернулись. Сложности, конечно, есть. Очень разные. Например, мы перед карантином взяли нового сотрудника – толковый мальчик, но без понимания специфики нашего бизнеса. Хотя он старается, и прогресс очень хороший, но обучать на удаленке сложнее. Кроме того, в этом году много было сложных клиентов, сопровождение которых требовало моего погружения в проекты, коллективной проработки, многослойного анализа. Все это осуществить на удаленке тоже сложно.

Кирилл Гончарук, CIO ПАО «Укртелеком»

Пандемия и карантин изменили отношение к рабочему процессу. Компании должны смириться с тем, что теперь определенное количество сотрудников будет всегда находиться вне корпоративной среды. Большинство директоров украинских компаний, с которыми я общаюсь, настроены на сокращение офисных площадей. Иногда, в 3–4 раза. Соответственно, непосредственно в офисе будет одновременно работать не более 20–30% персонала. Учитывая такой круговорот сотрудников в офисе, за ними больше не будет закрепляться рабочее место. Ранее это было, скорее, исключение, позволяли его себе крупные компании типа Ernst & Young или Telenor. Сейчас отсутствие фиксированного рабочего места у сотрудников становится мейнстримом. Он пришел с ноутбуком, с планшетом, с каким-нибудь «тонким клиентом» (компьютер, ноутбук, нетбук, планшет, телефон), залогинился и спокойно работает.

Надежда Омельченко, вице-президент компании «ИТ-Интегратор»

Для обеспечения безопасного удаленного доступа (по технологии частных виртуальных сетей) большинство компаний используют специализированное IT-оборудование – VPN-концентраторы. После начала карантина зачастую это оборудование не справлялось с нагрузкой. Компании в срочном порядке начали наращивать мощности, но из-за проблем с поставками сделать это было весьма непросто. Еще одним вызовом для корпоративных айтишников стал контроль действий работников и защиты от утечки информации. При переводе сотрудников на удаленку основной проблемой, с которой столкнулись наши заказчики, была организация работы персонала с приложениями, которые могут работать корректно только внутри корпоративной сети, поскольку требуют доступ к различным внутренним системам и корректную авторизацию в домене. При этом нужно было оградить взаимодействие домашних, неконтролируемых сетей пользователей с корпоративными сетями. Еще одним важным вопросом стала гарантия подключения к системе удаленно только сотрудников. Решить эту проблему возможно с помощью технологий VDI (управление виртуальными рабочими столами) и Mobile Device Management (защита и администрирование мобильных устройств), а также многофакторной авторизации.

Игорь Быков, аналитик по вопросам информационной безопасности FS Group

Для безопасного доступа к рабочим документам мы наладили онлайн-канал через собственный VPN-сервер. Сотрудники получали доступ ко всем необходимым ресурсам компании только из домашней сети и через статические IP-адреса для того, чтобы избежать утечек. Большинство данных хранится в облаке. А персоналу разрешено использовать только рабочие компьютеры или ноутбуки. Еще мы внедрили в компании стандарты протокола ISO/IEC 27000, который обеспечивает информационную безопасность организаций. Внедрение стандартов этого протокола значительно повышает уровень защиты финансовой информации, интеллектуальной собственности, сведений о сотрудниках и данных, предоставленных третьими лицами.

Павел Харламов

Напоминаем, что журнал "Деньги" можно приобрести по этой ссылке.